Projektmanagement und Agentursoftware zur Projektplanung und Zeiterfassung

In Großraumbüros ist digitales Projektmanagement umsatzfördernd.

Werbeagenturen können mit einer umfassenden Agentursoftware das Projektmanagement unterstützen und die Zeiterfassung und Projektplanung verbessern. Zwei wichtige Punkte, die wesentlich über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden. Besonders die Projektplanung spielt für die Wirtschaftlichkeit eine große Rolle. Sie befasst sich mit der Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung sowie der Kommunikation und dem Qualitätsmanagement. In dieser Phase lassen sich die Ziele terminlich und leistungsmäßig festlegen. Laut einer Studie der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement auf www.gpm-ipma.de umfasst heute fast 40 Prozent der Arbeitstätigkeit die Projekttätigkeit. Durch den wachsenden Wettbewerbsdruck und um Überlastungen bei Mitarbeitern zu vermeiden, sehen sich immer mehr Agenturen dazu verpflichtet, Projektmanagementprogramme zu nutzen.

Vor allem bei großen Projekten, wie es in Werbeagenturen häufig vorkommt, passiert es schnell, dass die Mitarbeiter den Überblick verlieren. Ein digitales Projektmanagementsystem oder eine Agentursoftware, die laut www.agenturbo.de vor allem die Produktivitätssteigerung fördern kann, hilft, die Transparenz zu erhöhen und die Organisation mit entsprechenden Projektplänen zu verbessern, sodass der Fokus des Projektziels stets vor Augen bleibt. Die Software ist webbasiert und lässt sich ortsunabhängig nutzen. Agenturen steigern also damit ihren Umsatz, vorausgesetzt, sie wenden die Agentursoftware gezielt an.

Was bietet eine Agentursoftware?

Viele Unternehmen greifen heute auf Clouds, also zentrale Stellen im Internet zu, um Mitarbeitern Daten rund um ein Projekt zugänglich zu machen. Viele dieser Dienste sind kostenlos und ermöglichen den entsprechenden Personen auch das Bearbeiten. Doch eine Cloud alleine reicht oft nicht aus, da viele Funktionen wie Zugriffsrechte und Absprachen nicht regelbar sind und Kalender- und Zeiterfassung fehlen.

Kreativagenturen brauchen sich nichts mehr notieren – die Agentursoftware hält alle Daten zusammen.

Eine Agentursoftware ist sinnvoller. Sie umfasst viele Bereiche und richtet sich hauptsächlich an Werbe- und Internetagenturen, die ein Workflow-Managementsystem benötigen und damit das Projektmanagement und die Zeiterfassung verwalten wollen. Die Software hilft, die Koordination zu verbessern, die Arbeitseinteilung- und Zuteilung zu optimieren und die Angebotserstellung zu planen. Durch die webbasierte Steuerung können alle Mitarbeiter auf das Programm zugreifen und die konzipierten Arbeitsabläufe einsehen. Darüber hinaus sorgt der digitale Workflow für:

das Erkennen von Auslastungslücken
das Erkennen von zeitlichen Engpässen
das Erkennen von Abrechnungslücken
eine Zeitersparnis
das Beschleunigen der Arbeit

Die Agentursoftware greift auf einen zentralen Datenbestand und Adressmanager zu und verbindet verschiedene Schnittstellen, wie die Personalverwaltung und die Leistungsabrechnung. Sie vermeidet möglichst Doppelarbeit und verbessert die quantitative Erfolgsmessung. Darüber hinaus zeigt sie schnell auf, welchen finanziellen Spielraum die Agentur hat. Mit der Liquiditätsplanung lassen sich tagesaktuelle Bilanzen erstellen. Die Programme zur Unterstützung des Projektmanagements sammeln und erstellen Serienbriefe und Serien-E-Mails. Die Angebotserstellung erfolgt über eine Maske mit Suchfunktionen. Auch lassen sich darüber Domains- und Webserver verwalten. Das ist praktisch, denn jede Firma benötigt heute eine eigene Webseite, doch das Pflegen der Homepage gestaltet sich für viele zu einem komplizierten Unterfangen. In der Regel ist Agentursoftware kostenpflichtig zu erwerben.

Welche Agentursoftware ist sinnvoll?

Eine Beratung über das passende Projektmanagementprogramm ist sinnvoll.

Für Werbeagenturen und andere projektbasierte Unternehmen ist eine Agentursoftware sinnvoll, die Kundenakquise, Einsatzplanung, Abrechnung, Zeiterfassung, interne Kommunikation und Projektmanagement zusammenfasst. Welche Software letztendlich zu der entsprechenden Firma passt, hängt von der Unternehmensstruktur und den Bedürfnissen ab. Nicht immer ist die All-in-One-Lösung geeignet. Agenturen, die sich für ein solches System interessieren, sollten es zuerst testen und überprüfen, ob eine einfache Bedienung gewährleistet ist und regelmäßige Updates garantiert werden. Am besten sind webbasierte Softwarelösungen, die sowohl auf einem Mac als auch auf Windows-PCs laufen und über verschiedene mobile Endgeräte steuerbar sind.

Darauf sollte die Agentur bei der Wahl der passenden Agentursoftware achten
Die Agentursoftware sollte die Möglichkeit zum Mitwachsen haben, damit das Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben kann. Es bietet sich an, dass die Software vom Hersteller und vom Nutzer weiterentwickelt und erweitert werden kann. Wichtig ist zudem ein umfassendes Funktionsangebot, das komplexe Arbeitsanforderungen meistern kann. Gut ist, wenn sich die Software flexibel anwenden lässt und sich dem Agenturprofil anpasst. Weiterhin sollte das System eine leichte Handhabung und eine kurze Einarbeitungszeit gewährleisten. Hier ist das Stichwort Usability substanziell. Hochwertige Software enthält zudem ein Programm für die Zeiterfassung sowie Tools für Auswertungen und Analysen von wichtigen Geschäftsdaten.

Das muss die Agentur leisten

Seminare zum Thema Projektmanagement fördern den Erfolg der Agentur.

Obwohl Agentursoftware das Projektmanagement stark vereinfacht und optimiert, ist es der Mitarbeiter, der letztendlich über den Erfolg eines Projekts entscheidet. Deshalb sind vorher festgelegte Meilensteine und eine persönliche Diskussion der Projektziele notwendig. Sie führen dazu, dass das Vorhaben tatsächlich beendet wird. Auch sollte die Agentur regelmäßig Reports von den Fortschritten des Projekts veröffentlichen und mit den Mitarbeitern kommunizieren. Die Entscheidungsträger stehen darüber hinaus in der Pflicht, das Ziel fortwährend zu bewerten und die Kosten zu überprüfen.

Um ein erfolgreiches Projektmanagement zu gewährleisten, bleibt der Einsatz unterschiedlichster Maßnahmen unabdingbar. Bei der deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. erhalten Geschäftsführer und Projektmanager Informationen zu aktuellen Seminaren sowie zertifizierten Lehrgängen zum Thema Projektmanagement und Projektplanung. Dort können sie auch an Studien und Umfragen teilnehmen sowie aus den Ergebnissen individuellen Nutzen ziehen.

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