Koordinierte digitale Zusammenarbeit: Was gibt es für praktikable Lösungen?

Teams die gemeinsam am Projekten arbeiten kommen, ein gewisser Projektumfang vorausgesetzt, schnell an einen Punkt, an dem man sich über die Mitarbeiterkoordination Gedanken machen muss. Dies betrifft sowohl Projektteams in kleinen Firmen, mittelständischen Betrieben, Konzernen, sowie auch Projektarbeit im Rahmen eines StartUp-Vorhabens.

Sobald sich das Vorhaben in einer gewissen Phase befindet, kommen Fragen grundsätzlicher Natur auf. Dazu zählen zum Beispiel solche:

  • Ist das Dokument mit dem ich gerade arbeite, die aktuelle Fassung oder kursiert unter anderen Teammitglieder schon wieder eine andere Version?
  • Wie mache ich auf einfachem Wege meine Arbeitsergebnisse für alle Projektteilnehmer zugänglich?
  • Auf welche Weise können relevante Informationen und Ergebnisse archiviert werden?
  • Wo finde ich eine Übersicht für alle Projektmitglieder und deren Aufgaben sowie aktuellen Status?

arbeiten-im-teamDies sind jedoch nur die grundsätzlichen Fragen. Das Ganze geht in Praxis durchaus noch viel weiter in die Tiefe. Wird ein Projekt umfangreicher, so wird aus Sicht des Projektleiters die Koordination zwischen den einzelnen Mitarbeiter immer komplexer und nimmt immer mehr Zeit in Anspruch. Zugleich sollte man jedoch als Verantwortlicher dafür sorgen, dass der Arbeitsaufwand für die Projektverwaltung möglichst gering bleibt und jeder Mitarbeiter so viel Zeit wie möglich für seine eigentlichen Kernaufgaben hat.

Genau deshalb sollte möglichst wenig Zeit damit „verschwendet“ werden, dass man sich Files und Informationen hin und hier mailt. Stattdessen gilt es von vorne herein eine anständige Lösung zur koordinierten Zusammenarbeit einzurichten. Hierzu im Folgenden ein paar Anregungen, die man für die Praxis aufgreifen kann.

Dateien in der Cloud ablegen

Cloud-Computing ist heutzutage in aller Munde und gerade im Hinblick auf Mobility ein wichtiger Punkt. Es beschreibt den Ansatz, Daten an zentraler Stelle im Internet (optimalerweise verteilt auf verschiedene Server aufgrund von Ausfallsicherheit) zu speichern und von überall aus immer abrufen zu können. Natürlich eignet sich ein Cloud-Speicher auch grundsätzlich gut dazu, mit verschiedenen Personen gemeinschaftlich an einem bestimmten Projekt zu arbeiten. Hier lassen sich Dateien gebündelt ablegen und gemeinschaftlich bearbeiten. Ein kostenloser Dienst für solche Zwecke wäre beispielsweise Dropbox.

Allerdings bedeutet das Vorhandensein einer gemeinsamen Cloud-Lösung noch lange nicht, dass man auch geklärt hat, wer wann auf welche Dateien zuzugreifen hat und wie bestimmte Daten versioniert sind. Von daher bedarf es hier auf jeden Fall weiterführender Absprachen bzw. irgendeine Art von Versionierungssystem wäre für wirklich professionelles Teamwork von Nöten.

Offene Kalender für alle Beteiligten

Wann ist welcher Kollege im Urlaub? An welchen Tagen stehen welche Milestones an? Was gibt es noch sonst so für wichtige Termine für das Team? Solche und ähnliche Fragen stehen natürlich auch immer wieder im Raum.

Ein sinnvoller Ansatz wäre es hier, die Kalender der einzelnen Projektbeteiligten offenzulegen, um den anderen Teammitgliedern Einsicht zu gewähren.

Wikis nutzen

Auch die Einrichtung eines Team-internen Wikis kann Sinn machen. Ist man während der Projektarbeit zu bestimmten Ergebnissen gekommen? Gibt es entsprechende Fachbegriffe, die nur bezogen auf das eigene Projekt relevant sind oder eine veränderte Bedeutung haben? In derartigen Fällen kann ein professionelles und Projekt-bezogenes Wiki hilfreich sind, in dem man entsprechende Informationen festhält. Um ein solches Wiki zu realisieren, gibt es verschiedenes an freier Software, wie etwa die bekannte MoinMoin Wiki Engine.

Umfangreiche All-in-One Lösungen

Bisher wurden jedoch nur einzelne (kostenlose) Lösungsbausteine benannt, keineswegs jedoch eine umfassende Komplettlösung, die gleich alle Bereiche auf einmal abdeckt. Eine solche Lösung stellt Microsoft SharePoint dar. Hierbei handelt es sich um eine Webanwendung aus dem Hause Microsoft, die unter anderem folgende Anwendungsgebiete erschließt:

  • Content: Die Verwaltung unterschiedlicher Dokumente einschließlich Versionierung.
  • Communities: Dies umfasst Diskussionsforen, persönliche Websites, Wikis, Kalender und vieles mehr.
  • Composites: Die Nath-lose Integration von externen Anwendungen wie Microsoft Office und Co.
  • Insights: Die Nath-lose Integration und Interaktion mit anderen Unternehmens-internen Datenquellen.
  • Search: Hier wird die Möglichkeit geboten, Projekt-bezogen Informationen inner- und außerhalb von SharePoint effektiv zu suchen.

Somit steht mit SharePoint ein mächtiges Tool zur Verfügung über welches sich Projektarbeit auf denkbar einfache Art und Weise koordinieren lässt. Um Dies auf optimale Art und Weise zu gewährleisten, ist jedoch aufgrund des Umfangs der Lösung einiges an Know-How erforderlich. Externe Experten wie etwa aus dem Hause Lintra (www.lintra.de) können bei der Konfiguration, Installation und Nutzung von SharePoint unterstützend unter die Arme greifen.

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