Tipps zur erfolgreichen Einführung von SAP in Unternehmen

Als Unternehmen kommt man bereits seit Langem nicht mehr ohne Computer und zentrale Datenverarbeitung aus. Software-Anbieter, die einen reibungslosen Informationsfluss garantieren, gibt es wie Sand am Meer. Darunter ist das deutsche Unternehmen SAP, einer der größten und bekanntesten Anbieter. Durch die unterschiedlichen Module, sowie die Bereitstellung einer zentralen Datenbank kann das Programm nach individuellen Bedürfnissen zusammengesetzt werden und ist deshalb sehr beliebt. SAP-Kenntnisse gelten heutzutage als Grundwissen für Absolventen in den Bereichen Informatik, Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftswissenschaften. Immer mehr Unternehmen führen SAP-Software zur abteilungsübergreifenden Nutzung ein und sichern so eine schnellere und einfachere, unternehmensweite Kommunikation und Zusammenarbeit. Doch wie klappt die Umstellung auf das neue System reibungslos?

Einbeziehung der Mitarbeiter

SAP bietet eine zentrale Datenbank, das heißt, die Software kann von allen Abteilungen für die Datenverarbeitung genutzt werden. Sobald feststeht, dass dieses System eingeführt wird, sollten deshalb alle Mitarbeiter direkt in den Umstellungsprozess einbezogen werden. So lernen sie die neuen Anwendungen von Anfang kennen und werden sich schneller an den Umgang damit gewöhnen. Zudem erhöht dies die Mitwirkungsbereitschaft.

Für die Angestellten sollte der Übergang zum neuen SAP-System möglichst einfach gestaltet werden, denn häufig folgen durch Umstellungen sonst Einbuße in der Produktivität. Was zuvor zwar vielleicht mehr Mausklicks und ein komplizierterer Prozess war, wird zwar durch SAP vereinfacht, jedoch müssen die neuen Vorgehensweisen natürlich erst einmal gelernt und verinnerlicht werden. Unternehmen können dies sicherstellen, indem sie ihre Mitarbeiter durch SAP-Schulungen weiterbilden. Diese Weiterbildungen werden für alle Bereiche innerhalb der Modulpalette angeboten:

• Controlling
• Finanzbuchhaltung
• Personalwirtschaft
• Versand
• Lagerverwaltung
• Materialwirtschaft
• Produktionsplanung

Zudem sollte im Vorfeld geprüft werden, ob es Angestellte gibt, die bereits mit SAP-Anwendungen gearbeitet haben oder in ihrer Ausbildung bzw. ihrem Studium damit zu tun hatten. Angesichts der immer größer werdenden Bedeutung von SAP ist dies keine Seltenheit. Diese Mitarbeiter können bei der erfolgreichen Einführung helfen. So können sie beispielsweise als Projektleiter an der Umstellung aktiv beteiligt werden und eventuelle Probleme und Umsetzungsschwierigkeiten im Vorfeld bereits erkennen. Zudem können sie, vor allem während der Lernphase, für die anderen Mitarbeiter als Ansprechpartner dienen.

Projekt- und Change-Management nutzen

Ein so umfangreiches Vorhaben wie die Umstellung der Datenverarbeitung, sollte im Vorfeld genau ausgearbeitet und geplant werden. Dazu wird ein ausführliches Projekt-Management benötigt. Doch auch Change-Management ist für den Erfolg unerlässlich. Durch eben dieses wird sichergestellt, dass die Umsetzung nicht nur in technischer Hinsicht funktioniert, sondern eben auch auf menschlicher Ebene.

Am Anfang des Projekt-Managements sollte natürlich die Planung stehen. Dabei ist es wichtig, sich die Ziele der Umstellung auf SAP vor Augen zu führen. Welche bisherige Software wird durch das neue System abgelöst? Welche Daten müssen übertragen werden? Welche Prozesse sollen vereinfacht werden? Es ist zudem wichtig, die elementaren Abläufe und Arbeitsschritte zu identifizieren, so dass diese bei der Einführung zuerst umgesetzt werden können. Im Zuge der Zielsetzung wird sich zeigen, welche SAP-Bausteine und Anwendungen genutzt werden sollten. Bei der Auswahl und gegebenenfalls auch individuellen Anpassung, kann ein SAP-Berater mit Rat und Tat zur Seite stehen. So kann das Unternehmen auch von Anfang an abklären, ob die zur Verfügung stehenden finanziellen sowie personellen Ressourcen für die Einführung ausreichend sind, oder anders geplant werden muss. SAP-Berater begleiten nicht nur das Projekt-Management und die Planung, sondern auch die Umsetzung an sich und stehen auch nach erfolgreicher Einführung als Berater zur Verfügung. Besonders Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung können davon profitieren.

Prinzipiell gilt: Je eher eine Organisation mit der Planung anfängt, desto besser. Die Umstellung eines unternehmensweiten Systems ist keine schnelle Angelegenheit und sollte ausreichend geplant werden. Dabei sollte nicht nur für Vorbereitung genügend Zeit zur Verfügung stehen, sondern auch für die Einführung selbst. Jede Umstellung geht mit unvorhersehbaren Hindernissen einher. Wird mit genug Pufferzeit geplant, ist es jedoch möglich diese zu überwinden, ohne dass der gewöhnliche Betrieb zu sehr beeinflusst wird. Vor allem das Testen des neuen Systems im alltäglichen Arbeitsumfeld nimmt meist mehr Zeit in Anspruch als vorher abgeschätzt. Häufig ist es unmöglich, jeden einzelnen Prozessschritt im Vorfeld zu testen, so dass Probleme häufig erst in der praktischen Nutzung auftreten.

Ein gutes Change-Management stellt sicher, dass alle Mitarbeiter einbezogen und während dem Umstellungsprozess begleitet werden. Dies bezieht das Projekt-Management mit ein, bringt es aber quasi auf alle Hierarchie-Ebenen. Welche Prozesse ändern sich genau? Was bedeutet das für die beteiligten Mitarbeiter? Was müssen sie in ihrer Arbeitsweise umstellen? Welche Veränderungen kommen auf die einzelnen Abteilungen zu? Change-Management stellt sicher, dass die Einführung von SAP auch in Bezug auf die Mitarbeiter reibungslos abläuft. Doch nicht nur diese sollten hier berücksichtigt werden. Auch Kunden, externe Partner und Lieferanten können von einer Systemumstellung betroffen sein und sollten informiert und gegebenenfalls geschult werden.

Ausführliches Testen des Systems

Idealerweise erfolgt die Einführung des neuen SAP-Systems, während die zuvor genutzten Funktionen noch bereitstehen. So kann die Umstellung Schritt für Schritt erfolgen. Zudem kann so die neue Umgebung ausführlich getestet werden, ohne dass der normale Arbeitsalltag unterbrochen wird: Sollte sich ein Problem ergeben, kann vorerst einfach mit dem alten System weitergearbeitet werden. Dabei ist es wichtig, sowohl bei der Einführung als auch beim Testen mit den Kernfunktionen zu beginnen. So wird sichergestellt, dass die Abläufe der Planung entsprechen und es kann zugleich getestet werden ob Zusatzfunktionen überhaupt benötigt werden. Viele Abläufe werden durch die SAP-Standards bereits abgedeckt und zusätzliche, individuelle Lösungen stellen sich häufig als unnötig heraus. Das spart nicht nur Zeit bei der Einführung, sondern auch Kosten. Zudem sind diese Standards einfacher in der Wartung, die Ersparnis erstreckt sich also auch in die Zukunft.

Beim Testen gilt das gleiche, wie bei allen anderen Schritten: Alle Mitarbeiter sollten einbezogen werden. Selbst mit einem umfangreichen und tiefgreifenden Change-Management wird es nicht möglich sein, jeden einzelnen Prozess und Mausklick im Vorfeld zu berücksichtigen. Erst der praxisnahe Test wird zeigen, ob alles möglich ist, was möglich sein soll, oder ob es Änderungen bedarf. Zudem hilft das Testen auch den Mitarbeitern selbst: Etwaige Fragen können gestellt werden, solange der SAP-Berater noch vor Ort ist. Nicht zuletzt spielt das Testen auch im Bereich des Change-Managements eine Rolle: Den Mitarbeitern wird so gezeigt, welche Vorteile und Erleichterungen die Einführung von SAP ihnen in ihrem Arbeitsalltag bringt.