Digitalisierung und Vernetzung: Die Lücke zwischen Erkenntnis und Umsetzung

Der digitale Wandel hat sich längst zu einem Schlagwort entwickelt, dessen Botschaft von Unternehmen jeder Größenordnung positiv bewertet wird. Mit der Umsetzung in den Betrieben hapert es dagegen noch. Und das, obwohl die Kundenanforderungen zunehmend individueller werden, aber auch die Komplexität von Geschäftsprozessen stetig zunimmt.

Das Thema Vernetzung betrifft folgerichtig auch alle Partner von Unternehmen. „Steuerberatung 4.0“ beschreibt ähnlich wie die Initiative der Bundesregierung „Industrie 4.0“ die verzahnte Digitalisierung von Arbeitsprozessen aller beteiligten Bereiche in Produktion bzw. Dienstleistung mithilfe moderner IT- und Kommunikationstechnik.

Cloud-Lösungen ermöglichen Datenaustausch

Ein Beispiel ist die gelungene Vernetzung von Unternehmen, Steuerkanzleien und Finanzverwaltungen. Unternehmen in ihrer Rolle als Mandanten kommunizieren oft noch sehr konservativ mit ihren Steuerberatern. E-Mail-Transfer ist das probate Mittel der Wahl, wenn es um elektronische Kommunikation mit der Steuerkanzlei geht.

Intelligente Software-Lösungen liefern dagegen digitale Lösungsansätze, damit z.B. eine effiziente Datenübermittlung für die monatliche Buchführung im Unternehmen gelingt. Professionelle digitale Zusammenarbeit mithilfe einer Cloud, in der alle relevanten Unterlagen und Belege bereitstehen, löst die gewohnten Anhänge via E-Mail ab.

Alle Beteiligten – Finanzamt, Steuerberater und Unternehmen – profitieren von einer modernen Software, die jederzeit einen umfassenden Überblick zum steuerlichen bzw. finanziellen Status Quo ermöglicht. Kleine und mittelständische Unternehmen, die mithilfe einer Buchhaltungssoftware eigene Zahlen selbstständig erfassen bzw. verwalten, sparen sich bzw. ihrem Steuerberater Zeit und Geld. Das erleichtert

• die administrative Arbeit im Betrieb
• die Zusammenarbeit mit Steuerberater oder externem Buchhalter
• den Einblick in Einnahmen und Ausgaben
• die Übernahme vorbereitender Aufgaben für die Bilanz
• den Datenexport an das Finanzamt via ELSTER

Dienstleistungen vollständig digitalisieren

Banken haben es bereits vorgelebt, wie eine Dienstleistung vollständig digitalisiert werden kann, so dass der Besuch des Kunden in der Bankfiliale überflüssig wird. Die technischen Möglichkeiten zur digitalen Transformation betrifft deshalb nicht nur die Unternehmen selbst, sondern auch die Steuerkanzleien. Beide Nutzergruppen profitieren von intelligenten IT-Systemen, die sich in adäquater Hard- und Software ausdrückt. Deshalb lohnt es sich, rechtzeitig ein Budget sowie Know-how bereit zu stellen, um den Transformationsprozess umsetzen zu können.

Das sogenannte zentrale Dokumentenmanagement-System (DMS) ist z.B. ein wesentlicher Baustein auf dem Weg zu einer modernen digitalen Kanzlei. Es bietet beiden – Steuerberater wie Unternehmen – Vorteile: Steuerberater gewinnen Zeit, weil Routinearbeiten automatisiert funktionieren. So können sie sich stattdessen auf die betriebswirtschaftliche Beratung ihrer Kunden fokussieren. Sie entwickeln sich zu „Optimierungsgaranten“, die Mandanten darin unterstützen, Geschäftsprozesse zu analysieren und positiv zu verändern.

Automatisierung durch intelligente Software-Lösungen

Effiziente Software-Lösungen machen es möglich, dass sich Partner schnell und effektiv austauschen. Daten-Clouds sind für alle zugänglich. Sie liefern tagesaktuelle Daten für Analysen und Berichte. Die Übermittlung von z.B. Umsatzsteuervoranmeldungen an die Finanzbehörde wird automatisiert und somit pünktlich erledigt.

Die Vorteile sind beachtlich, denn für das Unternehmen bedeutet der digitale Wandel in diesem Kontext zudem, dass es nicht mehr auf einen standortnahen Steuerberater angewiesen ist. Es kann sich bundesweit mithilfe digitaler Plattformen umsehen, wenn es darum geht, den richtigen Spezialisten zu finden.

Unter der Voraussetzung, dass alles, was digitalisierbar ist, auch digital wird, steht einer engmaschigen Vernetzung z.B. zwischen Unternehmen, Steuerkanzlei und Finanzbehörden nichts entgegen. Eine Marktumfrage zum Thema Supply Chain Management 4.0 der TMG Consultants und der Fachhochschule Coburg zeigt jedoch, dass es einem Großteil der befragten Kunden immer noch an den digitalen Grundlagen fehlt. Sie bestätigen Wissens- und Ausstattungsdefizite mit Blick auf

• Automatisierung von Arbeitsprozessen
• Vernetzung der internen Wertschöpfungskette
• elektronischen Datenaustausch mit Partnern
• cloudbasierter Zusammenarbeit

Und dass, obwohl die Mehrheit der Studienteilnehmer der Bedeutung von Big Data Analytics hohen Stellenwert beimessen. Überraschend ist in diesem Zusammenhang die Aussage, dass laut Studie nur jedes zweite Unternehmen einen Breitband-Internetzugang als wesentlichen Standortfaktor benennt.

Die Studienbetreiber bewerten die Haltung von rund 80 Prozent befragter Unternehmen als kontraproduktiv, weil diese die interne Vernetzung im Unternehmen als wichtiger erachten. Unternehmensentscheider verlieren dabei leider die gesamte Lieferkette aus dem Auge. Das steht im alarmierenden Widerspruch zum Expertenrat: Wenn es um die Weiterentwicklung digitaler Prozesse geht, muss die vollständige Supply-Chain im Mittelpunkt stehen.

Hier zeigt sich oft das mangelnde Vertrauen, das Unternehmen ihren Kunden und Dienstleistern entgegenbringen. Zudem halten die Studienergebnisse fest, dass nur unter 50 Prozent der befragten Unternehmen dem Thema Cloud-Computing eine große Bedeutung beimessen.

Die Gründe für die mangelhafte Umsetzung digitaler IT-Lösungen in Unternehmen sind laut Studie

• Fehlendes Fachwissen zum Themenkomplex Industrie 4.0
• Fehlende Kosten-Nutzen-Konzepte

Digitalisierung und Vernetzung entwickeln sich deshalb zu langsam. In diesem Kontext sehen die Studienbetreiber das obere Management in der Pflicht. Mangelt es an Fachwissen, so empfehlen sie, externe Spezialisten für diese Aufgabe mit ins Firmenboot zu holen. Externes Wissen einzukaufen, um den Wissenstransfer sicherzustellen, ist ihrer Ansicht nach eine erfolgreiche Methode, um Wissens- und Anwenderdefizite schneller auszuräumen. Langfristig betrachtet, halten sie es für effizient, wenn Unternehmer in interne Mitarbeiterschulung investieren, um eigene Spezialisten zu generieren.

Digitalisierung entwickelt sich zu langsam

Die Quintessenz der Wissenschaftler und Experten: Die Mehrheit der Unternehmen hat die Bedeutung der Digitalisierung für die eigenen Geschäftsprozesse und den Markterfolg erkannt. Trotzdem halten diese noch an gewohnten Standards fest und scheuen Veränderung, nicht zu Letzt wegen der Investitionskosten in zeitgemäße IT-Systeme. Ein weiterer Grund für ihre zögerliche Umsetzung digitaler Standards ist die Angst vor der Herausgabe sensibler Daten. Deshalb wird die technisch mögliche Optimierung immer wieder hinausgezögert.

Unternehmen sollten sich jedoch vor Augen halten, dass die Zeit drängt. Wer jetzt nicht zeitnah die Weichen für Digitalisierung im Sinne von Vernetzung 4.0 stellt, wird am Markt von den Mitbewerbern abgehängt.