Digitalisierung in KMU – Worauf zu achten ist

Insbesondere die Corona-Krise hat aufgezeigt, warum digitalisierte Prozesse in Unternehmen so wichtig sind. Auch kleine und mittelständische Betriebe können sehr davon profitieren, wenn nicht mehr alles manuell erledigt werden muss. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf bei der Digitalisierung von kleinen und mittelständischen Unternehmen zu achten ist.

Die Wichtigkeit der Digitalisierung

Digitalisierte Prozesse sind deshalb von so großer Bedeutung, weil sie die Arbeit eines Betriebs deutlich erleichtern können. Hierdurch lassen sich erhebliche Kosten einsparen. Dabei können schon geringe Veränderungen große Wirkung entfalten. Sie können zum Beispiel eine Online-Terminvergabe auf Ihrer Webseite integrieren und durch die unkomplizierte Terminbuchung mehr Umsatz machen bei gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter. Viele Dienstleister bieten Software-as-a-Service (SaaS) an, sodass Sie flexibel skalieren können.

Wie Sie die Unternehmensprozesse erfolgreich digitalisieren

Sie müssen nicht von heute auf morgen alle unternehmensinternen Prozesse digitalisieren. Die Digitalisierung von Prozessen kann auch Schritt für Schritt vorgenommen werden. Dabei kann es Sinn machen, einen externen Berater zu engagieren, der einen anderen Blickwinkel auf das Unternehmen ermöglicht. Wichtig ist in jedem Fall, dass klare Ziele vorgegeben werden, damit hinterher überprüft werden kann, ob die Digitalisierung erfolgreich war. Nach der Festlegung der Ziele geht es darum, die Prozesse und die Kompetenzen zu bestimmen. Hierbei muss die Frage geklärt werden, welche Prozesse einer Änderung unterzogen werden sollen und ob hierfür eventuell neue Kompetenzen erforderlich sind. Erst danach erfolgt die konkrete Umsetzung.

Staatliche Förderung

Unter Umständen qualifizieren Sie sich für eine staatliche Förderung. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) hat ein Förderprogramm namens „Digital jetzt“ eingeführt, über das Digitalisierungsprojekte mit bis zu 50.000 Euro gefördert werden sollen. Die Zuschüsse gibt es aber nur, wenn in digitale Technologien investiert wird oder wenn Mitarbeiter hinsichtlich digitaler Themen geschult werden. Die Förderung kann dann beantragt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

Das Unternehmen hat entweder eine Betriebsstätte oder eine Niederlassung in Deutschland
Der Start des Digitalisierungsprojektes muss in der Zukunft liegen
Das Unternehmen beschäftigt zwischen 3 und 499 Mitarbeiter
Die Umsetzung des Projekts erfolgt innerhalb von 12 Monaten nach der Bewilligung

Abhängig von der Anzahl der Beschäftigten erhalten Unternehmen 30 bis 40 % der Investitionskosten zurück.

Die Digitalisierung der Buchhaltung

Vor allem bei der Buchhaltung lassen sich im Rahmen digitalisierter Prozesse Kosten sowie Zeit einsparen. Jedes Unternehmen erstellt Rechnungen, sodass ein geeignetes Rechnungsprogramm genutzt werden sollte, um die Arbeitsabläufe zu verbessern. Durch die damit einhergehende Automatisierung haben Ihre Mitarbeiter wieder mehr Zeit, um sich anderen Aufgaben und Problemen zu widmen. Statt Rechnungen in Papierform zu rauszuschicken, können digitale Belege per E-Mail versendet werden. Diese lassen sich leicht elektronisch archivieren, sodass ein besserer Überblick gewährleistet ist. Dadurch lässt sich nicht nur Platz sparen, sondern auch eine Senkung der Fixkosten erreichen. Die Buchhaltung eines Unternehmens kann bei entsprechendem Wachstum und steigender Mitarbeiterzahl recht komplex werden, sodass sich ein gutes Rechnungsprogramm schnell rentiert. Mit der passenden Buchhaltungssoftware können Sie Geschäftsvorfälle schnell und einfach selbst buchen und auch den gesamten Jahresabschluss inklusive Bilanz und GuV erstellen.

Der Umstieg auf elektronische Rechnungen

Seit Ende 2020 ist es Bundesbehörden nicht mehr erlaubt, Rechnungen anzunehmen, die nicht in elektronischer Form vorliegen. Es ist damit zu rechnen, dass die Behörden von Land und Kommunen früher oder später ebenfalls ausschließlich elektronische Rechnungen akzeptieren werden. Sofern Ihr Betrieb Geschäfte mit einem öffentlichen Auftraggeber macht, müssen Sie demnach elektronische Rechnungen stellen können. Ganz grundsätzlich lohnt sich der Umstieg aber für alle kleinen und mittelständischen Unternehmen, aufgrund der gesteigerten Effizienz und der damit verbundenen Kosteneinsparungen.

Digitalisierte Zahlungsvorgänge

Neben der Buchhaltung sollte auch darüber nachgedacht werden, die Zahlungsvorgänge zu digitalisieren. Denn eine immer größer werdende Anzahl an Konsumenten hat das Bedürfnis, bargeldlos und kontaktlos zu zahlen. Schließlich muss dann kein Bargeld mehr herumgeschleppt werden und der Zahlvorgang wird viel schneller durchgeführt, was Zeit an der Kasse spart. KMU sollten diesen Trend auf keinen Fall ignorieren und mobiles Bezahlen anbieten. Sowohl Banken als auch spezielle Finanzdienstleister haben mobile Lesegeräte im Angebot, welche die Zahlung per Smartphone oder Karte ermöglichen. Diese lassen sich in der Regel gegen eine monatliche Gebühr mieten, sodass keine hohen Einmalkosten anfallen. Somit können auch kleine Betriebe ihren Kunden Zahlungen über Apple Play, Google Pay, Kreditkarte, PayPal oder EC-Karte anbieten.