Anforderungen an netzwerkfähige Buchhaltungssoftware für mittelständische Unternehmen

Die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens ist im gewissen Sinn ein eigenes Netzwerk: Buchungen, Abfragen, Auswertungen und Datentransporte korrespondieren miteinander. Fehlerhafte Vorgänge, wie zum Beispiel unvollständige Stammdaten führen zu einem Problem im Datentransfer. IT und Software bieten dem Anwender die Administration und die Möglichkeit der Bearbeitung von Stammdaten, Konten, Bilanzen oder die Abgabe gesetzlich geforderte Berichte wie Umsatzsteuervoranmeldungen per ELSTER. Die Ansprüche an ein geeignetes Programm variieren je nach Firmierung und die Größe des Unternehmens, nach dem Umfang der Geschäftsumsätze und der Buchhaltung, und nicht zu vergessen, dem persönlichen Ermessen.

Der Gesetzgeber schreibt Unternehmen bestimmte Formen des Rechnungswesens und des Wirtschaftsrechts vor. Dementsprechend sind Marktteilnehmer wie KMU dazu verpflichtet, das eigene wirtschaftliche Handeln fortlaufend zu belegen, gegebenenfalls auch über einen längeren Zeitraum rückwirkend und vollständig. Um die komplexen Zusammenhänge darzustellen, zu bearbeiten und zu verarbeiten, nutzen Firmen und Betriebe Buchhaltungsfinanzsysteme. Diese Art von Software unterstützt den Geschäftsbetrieb, sorgt für die Automatisierung aufwendiger Geschäftsprozesse, bringt Sicherheit und Kontrolle in die Bereiche der Buchhaltungswesen. Ein wichtiger Aspekt ist die zeitnahe Umsetzung von Vorgaben und Richtlinien des Gesetzgebers. Insbesondere wenn Änderungen stattfinden, wie der im Jahr 2012 getroffene Beschluss der IBAN-Pflicht für natürliche und juristische Personen. Durch die Anpassung der Kontodaten für die europäischen Marktteilnehmer wurde auch eine Vereinfachung innerhalb der Buchhaltung geschaffen.

Funktionen der Finanzbuchhaltungssoftware

Die Ansprüche an ein geeignetes Buchhaltungsprogramm unterscheiden sich je nach Anbieter. Daher ist es wichtig, dass die Software sowohl viele Standardfunktionen abdeckt und gleichzeitig über unterschiedliche Module an die individuellen Anforderungen des Nutzers angepasst werden kann. Ein gutes Beispiel dafür ist die Buchhaltungssoftware von fibunet.de, die durch ihren modularen Aufbau überzeugen kann. Zu den typischen und wichtigen Programmfunktionalitäten gehören:

• Unterstützung des Anwenders bei der Eingabe von Daten von der Eingabemaske bis zu den Belegen
• Systemseitige Überprüfung nach Fehlern und Plausibilität bereits während der Erfassung von Buchungen
• Verwaltung von offenen Posten zur Klärung
• Vorhandensein aller Standardkonten
• Integriertes Mahnwesen
• Zahlungsverkehr für Inland und SEPA
• Anlage von Stammdaten für Konten und Mandanten
• Implementierung wiederkehrende Buchungen
• Wareneinsatz und Warenumsatzstatistiken
• Import- und Exportfunktionen für Berichte und Dateien zur Weiterverarbeitung, zum Beispiel für Officeprogramme

Sinnvolle Automatismen für die Durchführung komplexer Buchhaltungsvorgänge

Besonders das einmalige Erfassen und terminieren von wiederkehrenden Buchungen erleichtert den Arbeitsprozess der Buchhaltungsabteilung. Dazugehören: festgelegte Steuervorauszahlungen, Löhne, Gehälter und Honorare, Überweisungen für Leasing und Kredite. Bei der Auswertung und Abgabe von Abschlüssen für Monate, Quartale oder für Geschäftsjahre sollten die automatisierten Buchungen ebenfalls berücksichtigt werden. Eine zu empfehlende Buchhaltungssoftware für den Mittelstand beinhaltet Basisfunktionen aus den Rechnungswesenbereichen: Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Rechnungsbearbeitung und Controlling.

Diese in sich greifende Module decken eine Vielzahl an Anforderungen in der Buchhaltung ab.

Damit ist es möglich Berichte und Bilanzen zu erstellen. Für die weitere Verarbeitung ist es sinnvoll eine Lösung mit Exportmöglichkeiten für gängige Officelösungen zu wählen. Datenbanken können in Excel aufbereitet, Berichte für die Textverarbeitung verwendet werden. Statistiken und Charts eignen sich für Präsentationen und Geschäftsberichte. Neben der geschäftsinternen Verwendung dienen externe Schnittstellen zur automatischen Datenweitergabe zum Beispiel für Meldungen an Finanzinstitute und Behörden.

Systemvoraussetzungen und Netzwerkintegration

Wichtig bei der Entscheidung einer passenden Buchhaltungssoftware, auch in Bezug auf Komfort, sind Aspekte wie Sicherheit und Performance. Kann das Programm in das passende Netzwerk integriert werden? Das ist auch wichtig für die Rollen- und Nutzeradministration. Meist wird der IT-Ablauf durch eine Serverlandschaft und die darin integrierte Hardware und Arbeitsplätze geregelt. Bietet das zu installierende System Cloudlösungen unabhängig von stationären Arbeitsplätzen? Im Einsatz mit Betriebssystemen wie Windows stellt sich die Frage der Voraussetzungen an die Informationsverarbeitung der genutzten Technik wie Prozessoren oder Arbeitsspeicher. Moderne Hardwaresysteme arbeiten inzwischen mit 64-Bit-OS-Versionen. Selbige Anforderungen gelten auch bei der Wahl des Buchhaltungsprogramms.

Implementierung und Nutzerschulung

Neben der Implementierung oder Migration in das bisherige Wirtschaftssystem ist die Nutzerfreundlichkeit und das Erlernen neuer Funktionalitäten ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidungsfrage. Hierbei unterscheiden sich Anbieter von Buchhaltungssoftware im Angebot und Services: Nutzerschulungen, technisch wie fachlich erreichbarer Support und Integrationsunterstützung, zeichnen einen Entwickler aus.

Zusammenfassung:

Für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb der Buchhaltung von mittelständischen Unternehmen ist eine Software empfehlenswert, die folgende Bereiche abdeckt: Funktionsumfang, Sicherheit, Performance, Nutzerfreundlichkeit und Kundenservice. Besonders der Kundenservice ist bei der richtigen Wahl mitentscheidend, da die Migration von Bestandsdaten und die Benutzerführung des Programms wichtigen Einfluss auf den Geschäftsbetrieb haben. Durch Schulungen und regelmäßige Updates bleiben Mitarbeiter und Software auf dem neuesten Stand.