Datenaustausch im Büro – Welche Vernetzung bietet sich an
Mit der Entwicklung des Internets veränderte sich auch die Arbeit in den Unternehmen. Daten, die früher über CDs und Disketten ausgetauscht wurden, können nun durch Netzwerke übermittelt werden. Inzwischen hat auch das kabellose Internet Einzug gehalten, aber gerade in Großraumbüros spricht weiterhin einiges für ein fest installiertes Ethernet-Netzwerk. Gerade aufgrund der vielen Geräte, die bei der alltäglichen Arbeit notwendig sind, ist ein Ethernet meist sinnvoller als kabelloses WLAN. Telefone, Drucker und Faxgeräte können so über jeden Rechner bedient werden, der an das Netzwerk angeschlossen ist.
Früher: Datenaustausch per CD und Diskette
Bis vor einigen Jahren mussten Daten, die ausgetauscht wurden, entweder über eine CD oder eine Diskette transportiert werden. Das war nicht nur aufwendig, es mussten auch viele Wege gegangen werden, die in der heutigen Zeit nicht mehr notwendig sind. Ein weiterer Nachteil war der Datenverlust. Dateien konnten beim Brennen der CD oder Kopieren der Diskette beschädigt werden. Andere Datenträger gingen schlicht abhanden. Heutzutage ist das kein Problem mehr. Besonders in Zeiten des Filehostings sind Botengänge mit Dokumenten unnötig geworden. Auch externe Geräte wie Drucker mussten damals von einem zentralen Rechner bedient werden. Im Netzwerkzeitalter ist es möglich, Dokumente vom eigenen Rechner zu drucken und diese dann am zentralen Drucker abzuholen. Nicht nur die Zeitersparnis ist in diesem Zusammenhang nennenswert. Auch die Arbeitseffizienz wird erhöht, da Abläufe schlicht nicht mehr denselben Aufwand benötigen, wie damals.
Heute – Ein vernetztes Büro hat viele Vorteile
Die Vorteile eines vernetzten Büros sind offensichtlich. Das Handelsblatt informiert über die Aspekte, die bei der Wahl des Netzwerkes zu beachten sind. Welche Infrastruktur ist notwendig und wird ein Server benötigt? Effizienz, Zeitersparnis und Zuverlässigkeit sind nur einige der Punkte, die ein vernetztes Büro mit sich bringt. Die Verbindung zwischen den verschiedenen Geräten spart dabei nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Beispielsweise können Kosten eingespart werden, da nicht jeder Rechner einen eigenen Drucker benötigt.
- Vorteile des Ethernets gegenüber dem WLAN
Das kabellose Netzwerk, das in vielen Haushalten bereits vorhanden ist, kann besonders in Großraumbüros für Probleme sorgen. Störende Geräte oder die Anfälligkeit für Zugriffe von außen sind klare Nachteile eines kabellosen Netzwerks. Ein weiterer Vorteil des Ethernets gegenüber dem WLAN ist die Endgeschwindigkeit. Dateien können bei Ersterem binnen kürzester Zeit runter- und hochgeladen werden. Anders als das kabellose Netzwerk spielen auch die räumlichen Begebenheiten bei einem festinstallierten Netzwerk keine Rolle. Während bei der kabellosen Variante die Entfernung von DSL-Modem zum Endgerät ein entscheidendes Kriterium darstellt, ist dies beim Ethernet irrelevant. Ein weiterer Nachteil des WLANs ist die Beschaffenheit der externen Geräte. Viele Drucker und Telefone haben noch keine Verbindung zu kabellosen Netzwerken, gerade die älteren Modelle werden weiterhin mit normalen LAN-Anschlüssen versorgt.
- Nachteile des Ethernets
Hier ist sicherlich die Verkabelung zu nennen. Leitungen und Kabelstränge müssen durch das gesamte Büro verlegt werden. Bei einem kabellosen Netzwerk ist dies nicht notwendig. Darüber hinaus verbinden sich die Geräte durch das WLAN überall mit dem Internet, dies ist bei einem festen Netzwerk nicht möglich.
Ethernet bietet sich an, um Großraumbüros zu vernetzen
- Abteilungsgeräte – Welche Geräte eignen sich
Gerade externe Geräte wie Drucker oder Telefone können einfach mit einem Ethernetanschluss oder in manchen Fällen mit einem kabellosen Netzwerk bedient werden. Dies ist besonders relevant für jene Geräte, die für Industrie, Handwerk oder Handel bestimmt sind. Grundsätzlich ist es wichtig, sich von Experten beraten zu lassen, denn ein falsches Produkt passt möglicherweise nicht zu den jeweiligen Netzwerkbegebenheiten vor Ort. Diverse Händler bieten mit ihrem Versand zusätzlich genau diese Serviceleistungen an. Gerade bei Geräten, die nicht zwingend im herkömmlichen Elektrofachhandel zu kaufen sind.
Diverse Onlinehändler wie www.ident24.de erfüllen diese Anforderungen. Das Angebot umfasst eine breite Auswahl an Druckern, die nicht nur das Drucken von Etiketten ermöglichen, sondern, wichtig für die Industrie, auch Warnzeichen beispielsweise für die Absicherung von Gefahrenstellen oder Stolpergefahr. Die Trusted Shops Kundenbewertungen dienen darüber hinaus als zuverlässiger Indikator für die Qualität des Lieferanten. Außerdem sind eine kompetente Beratung oder ausgebildete Servicetechniker notwendig. Die meisten Händler verfügen daher über Personal, das sich mit der Installation und der Wartung der Geräte beschäftigt. Da die Produkte mitunter nicht günstig in der Anschaffung sind, ist es wichtig, im Voraus unstimmige Situationen zu erörtern. Die Anzahl der zu verbindenden Geräte sowie die Form der Vernetzung müssen vor der Bestellung geklärt sein.
Auch die Telefonie lässt sich mittlerweile über das Internet regeln. Dieses System heißt „Voice over IP“ und etabliert sich gegenwärtig in vielen Großraumbüros. Auch im privaten Sektor spielt die Internettelefonie eine immer größere Rolle. Die Frankfurter Allgemeine Zeitung berichtete, dass auch die großen Telefonanbieter planen, diese Technologie in naher Zukunft flächendeckend umzusetzen. Daher ist dies auch für Großraumbüros relevant, zumal die Vorteile dieser Technologie vielfältig sind. Einerseits ist auch hier die Kostenersparnis der Unternehmen zu nennen, andererseits sind auch Faktoren, wie die Erreichbarkeit und die Tatsache, dass kein Anrufbeantworter von Nöten ist, relevant. Falls der Anrufer eine Nachricht hinterlassen hat, so kann diese an die Emailadresse der zuständigen Person gesendet werden.
Diese beiden Beispiele zeigen weitere Vorteile, die ein vernetztes Büro bietet. Denn gerade in der internetorientierten Geschäftswelt ist es ratsam, seine externen Geräte adäquat miteinander zu verbinden.
- Die Netzwerkplanung
Die Netzwerkplanung in einem Büro ist äußerst wichtig. Dabei müssen zunächst folgende Fragen beantwortet werden:
- Ist Infrastruktur vorhanden oder muss das Netzwerk neu eingerichtet werden?
- Mit welchen Kosten ist zu rechnen?
- Wie schnell muss das Netzwerk sein?
- Muss ein Serverraum eingerichtet werden?
- Welche Hard- und Software wird benötigt?
Diese Punkte verdeutlichen bereits, dass die Einrichtung eines Netzwerks im Büro mit der notwendigen Fachexpertise verbunden werden muss. Es ist daher ratsam, das Netzwerk professionell installieren zu lassen, auch um sicherzustellen, dass das Netzwerk möglichst wartungsarm und erweiterbar ist.