Vernetzung in der Buchhaltung: Wie wichtig ist das?

Wer ein Unternehmen gründet und etabliert, möchte sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und der Buchhaltung als nicht umsatzrelevanter Tätigkeit wenig Aufwand schenken. Die Digitalisierung ist in diesem Zusammenhang mit einem hohem Nutzen verbunden. Die Vernetzung aller relevanten Institutionen ist dabei ebenso möglich wie ein zuverlässiger Schutz sensibler Daten durch durchdachte Cloud-Lösungen. Der folgende Beitrag gibt allen Interessierten hierüber einen kompakten Überblick.

Buchhaltung mit digitaler Unterstützung durchführen

Heute gibt es eine Menge Softwarelösungen, mit denen Buchhaltung unkompliziert erledigt werden kann. Davon profitieren insbesondere Existenzgründer, Freiberufler und Einzelunternehmer, die sich den Aufwand von Personal für die buchhalterischen Tätigkeiten nicht leisten können oder wollen. Mit einer Software, die an die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und somit maßgeschneidert konfiguriert ist, kann das betriebliche Rechnungswesen leicht gelingen. Die Software bildet die Basis für eine Buchführung, die praxisgerecht und immer rechtskonform abgewickelt wird.

Auch für den Laien unkompliziert durchführbar

Die Buchführung bildet die Grundlage für die Bilanz und jede andere Form des Jahresabschlusses, der für das jeweilige Unternehmen verpflichtend ist. Wer eine Software nutzt und kein Spezialist in Sachen Buchführung ist, möchte auf eine Softwarelösung vertrauen, die benutzerfreundlich ist und im Idealfall intuitiv funktioniert. Mittlerweile gibt es Softwarelösungen, die von Lohn- und Gehaltsabrechnung über die Anlagenbuchführung bis zur klassischen Finanzbuchhaltung alles erledigen, was an Rechnungswesen in einem Unternehmen umzusetzen ist.

Wie umfangreich muss eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer sein?

Oft sind es Kleinunternehmer und Existenzgründer, die mit dem Buchhaltungsaufwand hadern. Doch die Buchhaltung muss nicht aufwendig sein. Programme, die hierfür geschrieben wurden, sind oft intelligente Instrumente, die den Arbeitsaufwand in Grenzen halten. Das beginnt bereits bei der richtigen Verbuchung. Der jeweilige Kontenrahmen ist in die Buchhaltungssoftware bereits integriert. So gibt es Vorwarnungen, wenn eine Verbuchung sachlich oder summarisch nicht richtig eingegeben worden ist. Auch die Anlagenbuchführung wird sehr übersichtlich gestaltet. Es genügt also ein einfaches Programm, um den Buchhaltungsvorschriften für kleine Unternehmen oder für Existenzgründer nachzukommen. Wobei einfach in diesem Zusammenhang meint, dass es auch für den Laien unkompliziert eingesetzt werden kann.

Welche Schnittstellen müssen beachtet werden?

Buchführung ist kein Selbstzweck. Sie dient dazu, den steuerrechtlichen Verpflichtungen nachzukommen und liefert darüber hinaus natürlich auch wichtige Informationen für eine strategische und damit bedarfsgerechte Unternehmensplanung. Das bedeutet, dass Schnittstellen zu den Institutionen und Partnern vorhanden sein sollten, die für die steuerliche Abwicklung wichtig sind. Dies ist von Unternehmen zu Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. In der Regel ist aber die Anbindung zum Finanzamt oder zum eigenen Steuerberater die Wahlmöglichkeit, die sich dem Unternehmen bieten.

Viele Spezialfunktionen bedarfsgerecht nutzbar

Welche Buchführungstätigkeiten in einem Unternehmen benötigt werden und welche Konten angesprochen werden, ob Reportingfunktionen genutzt oder spezielle Aufstellung gemacht werden sollen, ist immer unterschiedlich. Moderne Buchhaltungssoftware bietet nicht nur die Klassiker rund um Kontenrahmen und Finanzbuchhaltung an. Sie bietet auch die Lohnbuchhaltung für exakte Errechnung der Sozialversicherungsbeiträge, falls mehrere Mitarbeiter vorhanden sein sollten, oder Möglichkeiten, durch Spezialfunktionen wie die Steuerberatersuche zusätzliche Kompetenz in Sachen Rechnungswesen für das Unternehmen zu generieren. Individualität ist als Trumpf – selbst bei einer Softwarelösung, die den Steuerberater ersetzt.

Die Cloudfunktionen effizient einsetzen

Für viele kleine Unternehmer und Existenzgründer ist die Cloudfunktion, die eine moderne Software für Buchhaltung mit sich bringt, ein besonders wichtiger Vorteil. Es ermöglicht ihnen nämlich, die Buchhaltung ihres Unternehmens flexibel zu leisten. Besonders für Unternehmer ohne Mitarbeiter ist die erfreulich: Sie können sich auf Geschäftsreise oder zu Hause vor dem privaten Rechner um ihre Buchhaltung kümmern, während der Anwesenheit im Betrieb aber um Kunden und in Kerngeschäft. Durch die Apps, die viele Buchhaltungssoftwares bereitstellen, sind diese Aufgaben auch mit größtmöglicher Mobilität möglich.

Sicherheit im Fokus der Softwarelösungen

Bei der Buchhaltung werden sensible Daten verarbeitet. Datensicherheit und Datenschutz sind hier essentiell. Auch die DSGVO fordert, dass die EDV so angelegt sein muss, dass Datensicherheit professionell umgesetzt werden kann. Mit der Cloud kann dies in hohem Umfang verwirklicht werden. Zudem ist durch den Passwortschutz und aufwendige Authentifizierungen der Zugriff auf die Daten Unberechtigten nicht möglich. Zum anderen können Backups dafür sorgen, dass auch im Fall eines Datenverlusts die zuverlässige Wiederherstellung möglich ist. Natürlich ist auch ein zuverlässiger Antivirenschutz in die Softwarelösung integriert, sodass auch Transaktionen von sensiblen Daten über das Internet umfassend abgesichert sind.

Fazit: Buchhaltung über Softwareprodukte lohnt

Für kleine Unternehmen und Start ups ist Buchhaltung via Software besonders sinnvoll. Durch die Digitalisierung und die Möglichkeiten, die sich dadurch bieten, sind der Versand und die Archivierung der relevanten Dokumente besonders komfortabel möglich. Die optimale Softwarelösung zeichnet sich durch funktionelle und benutzerfreundliche Konzeption aus. Bei Besonderheiten, etwa rund um das Jahr der Existenzgründung mit den speziellen steuerrechtlichen Regelungen, empfiehlt sich die zusätzliche Konsultation des Steuerberaters.