So wertvoll sind Warenwirtschaftssysteme

Mit dem Handel von Artikeln ist ein beträchtlicher organisatorischer Aufwand verbunden. Sowohl der Wareneinkauf, der Verkauf als auch die Logistik und Lagerhaltung müssen verwaltet werden. Müsste ein Händler all diese Schritte ohne die Hilfe einer Software erledigen, wäre er de facto nicht mehr wettbewerbsfähig. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Unternehmen Waren an den Endkunden (B2C) oder an andere Händler (B2B) verkauft. Doch welche Aufgaben übernimmt ein Computerprogramm für Warenwirtschaftssysteme, welche Vorteile bringt es und was sollte eine Firma bei der Einführung beachten?

Über welche Funktionen verfügt ein Warenwirtschaftssystem?

Warenwirtschaftssysteme (abgekürzt WWS oder WaWi) sind das Herzstück eines jeden Groß- oder Einzelhändlers – egal ob dieser stationär agiert oder seine Produkte über einen Onlineshop vertreibt. Folgende Vorteile ergeben sich aus den Funktionen eines WaWis:

• Die Kommunikation zwischen den Abteilungen funktioniert reibungsfreier und schneller. Durch eine effizientere Verwaltung und einen schnelleren Versand erhöht sich zudem die Kundenzufriedenheit.
• Viele Aufgaben (Bestelleingang, Erstellung von Rechnungen, Lieferscheinen und Adressetiketten) kann ein WWS annähernd vollautomatisiert übernehmen. Gerade bei Onlineshops ist eine WWS-Software somit unerlässlich. Sie ermöglicht außerdem, dass man rund um die Uhr einkaufen kann, was Onlineshops für viele Kunden so attraktiv macht.
• Verwendet ein Unternehmen mehrere Softwareprogramme gleichzeitig, sind diese meist nicht miteinander kompatibel. Sinnvoller ist es, wenn alle Abteilungen mit einer Softwarelösung des gleichen Herstellers arbeiten. Das Warenwirtschaftssystem des Business-Software-Entwicklers Lexware deckt ein umfassendes Funktionsspektrum ab: So kann sich ein Händler anzeigen lassen, welche Artikel sich schlecht verkaufen oder welche besonders viel Umsatz generieren. Mit diesen Informationen lässt sich das Sortiment optimieren, wodurch sich der Gewinn erhöht.
• Verfügt die Software über eine Cloud, können die Daten jederzeit und überall abgerufen werden. Dies erleichtert außerdem die Archivierung von Rechnungen und anderen Firmendaten.
• Die Marketingabteilung kann das Kaufverhalten der Kunden nutzen, um den Verkauf besonders beliebter Produkte weiter oben zu halten oder um den Absatz bestimmter Artikel zu fördern.
• Die Lagerkosten sinken, da Artikel nur in der für den Verkauf benötigten Stückzahl gelagert werden.
• Man kann seine Produkte nicht nur im eigenen Onlineshop anbieten, sondern zusätzlich über Web-Marktplätze wie eBay oder Amazon. Durch diese Art der Zusammenarbeit kann man den potenziellen Kundenstamm um ein Vielfaches erweitern. Für die technische Abwicklung dieser Kooperation braucht es eine entsprechende Softwarelösung. Mit dem Produkt-Bundle amzFLOW – bestehend aus der Buchhaltungssoftware lexoffice und der VersaCommerce Amazon-Schnittstelle – gelingt die Verknüpfung zwischen dem eigenen Buchhaltungssystem und dem Web-Shop von Amazon. So erreichen die eigenen Produkte zahlreiche neue Kunden – und das ganz unkompliziert, denn bei jeder Bestellung über Amazon wird automatisch eine Rechnung erstellt und verschickt.

Abgrenzung zu ERP-Systemen

Bei Warenwirtschaftssystemen und ERP-Systemen (Software, die sämtliche Unternehmensressourcen verwaltet) überlagern sich viele Funktionen. Eine einheitliche Abgrenzung ist hierbei nicht möglich. Bei einem WWS liegt der Fokus auf der Abwicklung und Verwaltung des Einkaufs, des Verkaufs, der Logistik und des Lagerbestands. ERP-Systeme verfügen über ein WWS, haben aber in der Regel noch weitere Funktionen (z.B. in den Bereichen Controlling, Projektplanung etc.).

Vier kompakte Tipps zur Einführung eines WWS

Die Umstellung auf ein neues WaWi kostet ein Unternehmen viel Zeit und Geld. Bereits vor dem Kauf und der endgültigen Softwareumstellung sollten folgende Fragen geklärt sein:

• Verfügt die Software über alle Funktionen, die der eigene Betrieb braucht? Hierzu sollte man eine umfassende Liste anfertigen, bevor man sich konkrete Angebote einholt.
• Bietet der Hersteller eine (kostenlose) Testphase an, in der das Unternehmen das WWS im Alltag ausprobieren kann?
• Ist ein Datentransfer möglich?
• Gibt es einen Ansprechpartner, wenn bei der Nutzung Probleme auftreten?

Erst wenn sich diese Fragen zur vollen Zufriedenheit des Unternehmens beantworten lassen, sollte es sich für einen bestimmten Softwarehersteller entscheiden. Damit die Umstellung auf ein (neues) WaWi reibungslos abläuft, sollten einheitliche Mitarbeiterschulungen stattfinden.