Gelungene ERP-Einführung für eine zukunftssichere Organisation Ihres Unternehmens

Typische Gründe für das Scheitern von ERP-Projekten sind dieselben wie bei anderen IT-Projekten: unklare Ziele, mangelnde Abstimmung der Beteiligten und unrealistische Termine. Eine ERP-Umstellung ist für ein Unternehmen allerdings besonders kritisch – sie betrifft nicht nur einen einzelnen Auftrag, sondern die Strukturierung und damit die Produktivität des gesamten Unternehmens. Der Risikovermeidung bei der Realisierung eines ERP-Projekts kommt also besondere Bedeutung zu.

Bestandsaufnahme der Geschäftsprozesse

ERP-Lösungen dienen dazu, die Geschäftsprozesse möglichst effektiv und effizient zu halten. Dazu müssen wesentliche Leistungskennziffern erhoben werden. Ihre zuverlässige schnelle Auswertung stellt eine Grundlage der Prozessoptimierung dar. Um verlässliche Kennziffern zu erhalten, müssen die Ziele eines ERP-Projekts genau definiert werden. Zunächst müssen die zu den einzelnen Prozessen gehörigen Arbeitsschritte und ihre Zeiterfordernis dokumentiert werden. Auf dieser Basis lassen sich Ziele klar formulieren und in Zahlen ausdrücken.

Ziele nach dem SMART-Prinzip

Die Maßstäbe an die Ziele sollten sich nach dem anerkannten SMART-Prinzip richten.
Ein Ziel sollte folgende Eigenschaften haben:

spezifisch – so eindeutig wie möglich
messbar – in Form von Kennziffern
akzeptiert – von den Mitarbeitern
realistisch – den Möglichkeiten entsprechend
terminiert – zu einem festgelegten Zeitpunkt erreicht

Erstellen Sie einen Projektplan mit regelmäßig gesetzten Meilensteinen als Zwischenschritte, deren Erreichen Sie überprüfen. Nehmen Sie Korrekturen vor, wenn diese im Sinne des SMART-Prinzips sind.

Vorbereitung der ERP-Einführung

Dokumentieren und analysieren Sie Ihre Geschäftsprozesse. Hierdurch ergeben sich im Regelfall Erkenntnisse, die von geschätzten Annahmen deutlich abweichen. Aus diesen Abweichungen von Erwartungen ergeben sich bereits konkrete Anhaltspunkte für anzustrebende Verbesserungen.

Nehmen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer IT-Landschaft vor. Im Regelfall ist diese mit der Zeit gewachsen und daher fragmentiert. Überlegen Sie, ob Daten zusammengeführt werden können, die in Verbindung zueinander stehen, aber in separaten Systemen statt in einem ERP-System mit zentraler Datenbank gepflegt werden.

Beginnen Sie mit einem Projektplan zur ERP-Einführung nach agilem Ansatz schon während der Bestandsaufnahme. Rechnen Sie mit nachträglichen Änderungen. Der Plan kann während des Projektfortschritts verfeinert werden. Dokumentieren Sie Änderungen und beziehen Sie ihre Auswirkungen auf Zeitplan und Budget ein.

Nehmen Sie sich genug Zeit für diese Vorbereitungsphase, da sie die Grundlage für die zukünftige Arbeitsweise Ihres Unternehmens liefert. Planen Sie als Faustregel eine Woche Vorbereitung für jeden Monat Einführungszeit ein.

Auswahl einer ERP-Lösung

Im sich wandelnden Markt der ERP-Lösungen ist es wichtig, ein System passend zu Ihren Anforderungen zu wählen. Die Referenzen der Hersteller geben bereits Hinweise darauf, ob sich die jeweilige Lösung für Ihre Branche bzw. für Unternehmen mit ähnlichen Anforderungen eignet. Ein guter Anbieter sollte Ihnen einen Leitfaden für die Auswahl des ERP-Systems bieten, da ein zufriedener Kunde in seinem Interesse ist.

Wandel der Unternehmenskultur

Bei einer ERP-Umstellung ändern sich zahlreiche gewohnte Aspekte für die Mitarbeiter. Dies kann sich über technische Abläufe hinaus auf die gesamte Unternehmenskultur auswirken. Beispielsweise werden Informationen über Workflows und andere Daten transparent, wie sie es zuvor nicht waren. Informationen bleiben dann nicht mehr nur innerhalb von Abteilungen, sondern stehen unternehmensweit zur Verfügung. Zu den grundlegenden Veränderungen, mit denen zu rechnen ist, gehören die Umstrukturierung von Arbeitsbereichen und damit evtl. verbundene Qualifizierungsmaßnahmen für Mitarbeiter oder Neueinstellungen.

Dieser Kulturwandel muss im Sinne des SMART-Prinzips für die Mitarbeiter attraktiv und akzeptierend gestaltet werden. Für gute Entscheidungen sind Sie auf das detaillierte Prozesswissen Ihrer Mitarbeiter angewiesen. Binden Sie diese daher frühzeitig ein.

Teambildung zur ERP-Einführung

Das Projektteam für die ERP-Einführung sollte Vertreter aller Ebenen und Abteilungen einbeziehen, die in ihren Bereichen akzeptiert sind und den Stand der Dinge in ihrer Abteilung transparent kommunizieren.

Ein Projektteam sollte sich zusammensetzen aus

• einem Mitglied der Geschäftsführung,
• einem erfahrenen Projektmanager, der die dokumentierten Abläufe und ihre Auswertung
  versteht und einen Blick fürs Ganze hat,
• einem IT-Manager, der die Einführung fachlich zwischen dem Unternehmen und den
  externen Instanzen wie ERP-Anbieter und Dritten sowie die nötigen Ressourcen
  koordiniert,
• Vertretern der Abteilungen, wie Buchhaltung, Entwicklung und Fertigung. Diese Vertreter
  testen auch die ERP-Software und liefern als Key User fachlichen Input. Sie dokumentieren
  Prozesse auf der Anwenderseite, beraten bei Anpassungen und werben bei ihren Kollegen
  für Akzeptanz. Sorgen Sie dafür, dass diese Mitarbeiter genug Kapazitäten haben, um sich
  dieser Aufgabe ergiebig widmen zu können.

Risikomanagement

Integrieren Sie Risikomanagement bereits als begleitende Maßnahme im Projektauftrag. Dazu gehören folgende Aspekte:

Auswahl des Produkts:
Wählen Sie durch Marktevaluierung und nach den genannten Kriterien ein anforderungsgerechtes Produkt. Ziehen Sie evtl. Beratung einer erfahrenen Instanz hinzu.

Gesetzliche Anforderungen:
Dazu gehört die ordnungsgemäße Buchführung nach steuerlichen und sonstigen gesetzmäßigen Anforderungen, die die Geschäftstätigkeit und die Unternehmensstruktur betreffen. Das ERP-System muss den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung von Aufzeichnungen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD) genügen.

Auswertung des Status-Quo:
Nachlässigkeiten bei der Prozesserhebung und -auswertung führen zu einer mangelhaften Grundlage für Optimierungsmaßnahmen. Dies ist nicht nur wirtschaftlich nachteilig, sondern eingeführte untaugliche Maßnahmen werden auch auf mangelnde Akzeptanz unter den Mitarbeitern stoßen.

Fehlende Überzeugung für das Projektziel:
Wenn Instanzen des Unternehmens, deren Mitwirken wichtig ist, nicht für ein verbessertes ERP motiviert sind, wird es zu Reibungsverlusten kommen. Diesem Fall wird Vorschub geleistet, wenn in der täglichen Arbeitslast nicht Kapazitäten eigens für die ERP-Einführung freigemacht werden.

Fazit

Eine sorgfältige Einführung eines passenden ERP-Systems trägt entscheidend dazu bei, die Ressourcen eines Unternehmens optimal zu nutzen. Chancen liegen in der Rationalisierung: Unwirtschaftliche Abläufe werden durch bessere ersetzt, Daten gewinnen im Unternehmen durch Transparenz und hochwertige Datenorganisation einen höheren Nutzwert. Daraus ergeben sich Wettbewerbsvorteile: eine höhere Prozessqualität mit weniger Fehlerquellen, dadurch eine höhere Wertschöpfung durch die Prozesse sowie bessere unternehmerische Entscheidungsgrundlagen.