Flussdiagramme richtig erstellen – was sollte ich beachten?

Manchmal müssen komplexe Prozesse grafisch so dargestellt werden, dass sie von allen Beteiligten leicht erfasst werden können. Eine solche Darstellung ermöglichen so genannte Flussdiagramme, die auch als Flowcharts bekannt sind. Mit Hilfe von standardisierten Symbolen und der Visualisierung von Abläufen sind ein einheitliches Verständnis und ein schneller Überblick gewährleistet. Dieses Tool kommt gerade in Unternehmen gerne für die Planung, Dokumentation und Verbesserung von verschiedenen Vorgängen zum Einsatz.

Ein Flussdiagramm dient der anschaulichen Darstellung von komplexen Prozessen.

Was ist ein Flussdiagramm?

Ein Flussdiagramm dient also der grafischen Darstellung eines Prozesses, eines Dokuments oder einer wichtigen Entscheidung. Es gibt insgesamt mehr als 30 feste Symbole, die dafür verwendet werden können und für jedermann verständlich sind. Die einzelnen Schritte und Abläufe des Prozesses werden auf diese Weise abgebildet. Im Geschäftsalltag werden Flowcharts entweder mittels spezieller Software, über das Internet zu beziehen, oder manuell erstellt.

Flussdiagramme sind eigentlich keine Erfindung der Neuzeit, denn bereits im Jahr 1921 wurden Projekte und Prozesse ähnlich dargestellt. Zwei amerikanische Wirtschaftsingenieure setzten auf Symbole und Grafiken, um ihr Projekt vorzustellen. Da diese Form der Darstellung sehr gut ankam, entwickelten sich die Flowcharts in den darauffolgenden Jahrzehnten immer weiter. Man kann beispielsweise ein Flussdiagramm erstellen.

Mögliche Einsatzgebiete von Flussdiagrammen

Flowcharts sind heutzutage deswegen so populär, weil sie so vielseitig einsetzbar sind. Denkbar sind beispielsweise die folgenden Szenarien:

• Dokumentation von Prozessen und Projekten
• Visualisierung von komplizierten Prozessen
• Darstellung von komplexen Ideen
• Effiziente Zuweisung von Aufgaben innerhalb eines Teams
• Begründung und Findung von Entscheidungen
• Identifizierung und Vorbeugung von Probleme
• Standardisierung von Prozessen
• Überwachung der Fortschritte eines Projekts

Flowcharts bieten einen großen Mehrwert

Flussdiagramme haben nicht nur im Berufsleben einen hohen Stellenwert, denn auch im Alltag haben sie durchaus ihre Daseinsberechtigung. Mit einfachen Mitteln lassen sich verschiedene Abläufe simpel darstellen. Wenn man es mit komplizierten Sachverhalten zu tun hat, dann bringen Flussdiagramme Licht ins Dunkel und sorgen für ein Höchstmaß an Transparenz. In Unternehmen wird klar aufgezeigt, wer für welche Aufgaben und Abläufe zuständig ist. Auch wenn neue Kollegen eingearbeitet und mit neuen Prozessen betraut werden sollen, können Flussdiagramme hilfreich sein.

Es gelingt eine präzise Darstellung aller möglichen Variablen und Variationen, so dass Missverständnisse weitgehend ausgeschlossen werden können. Meistens werden auch die zeitlichen Abläufe mit den Flowcharts verdeutlicht. Außerdem wird gezeigt, wie die einzelnen Arbeitsabläufe miteinander verknüpft sind. Das hat den großen Vorteil, dass Teamwork künftig besser funktioniert.

Die Planung und Erstellung eines Flussdiagramms

Bevor es an die Ausführung eines Flussdiagramms geht, müssen Zweck und Umfang im Vorfeld definiert werden. Zunächst einmal muss man sich darüber klar werden, was man damit eigentlich erreichen möchte. Darüber hinaus müssen für den jeweiligen Zweck auch die passenden Symbole ausgewählt werden, dazu zählen auch die optimalen Start- und Endpunkte. Die Recherche sollte gewissenhaft und detailliert erfolgen. Dennoch sollte das Flussdiagramm aber möglichst einfach gehalten werden, denn nur so ist eine anschauliche und verständliche Darstellung garantiert. Schließlich soll mit Hilfe der Flowcharts mit einer Gruppe von Personen kommuniziert werden. Um diese zu erleichtern, muss auch eine bestimmte Zielgruppe festgelegt werden.

Für die Erstellung eines Flussdiagramms ist es unabdingbar, dass eine chronologische Reihenfolge eingehalten wird. Dazu kann es notwendig sein, Dokumente zu analysieren, den Prozess genauer zu durchleuchten und andere Beteiligte zu befragen. Notizen können diesbezüglich sehr nützlich sein und einen ersten Entwurf des Flussdiagramms ermöglichen. Die einzelnen Arbeitsschritte müssen gesammelt und in den Prozess integriert werden. Alle Informationen sollten kategorisiert werden, so dass eine gute Struktur entsteht. Die einzelnen Symbole werden auf einem Whiteboard mit Linien verbunden, auch eine Beschriftung ist möglich. Es müssen auch immer alternative Handlungsmöglichkeiten vorhanden sein, zum Beispiel in Form von Ja-Nein-Weichen.

Die Erstellung eines Flussdiagramms will gut vorbereitet sein.

Die Auswahl der richtigen Symbole

Die wichtigste Anforderung, die eine Flussdiagramm erfüllen muss, ist eine leichte Verständlichkeit. Das ist auch der Grund, warum es im Lauf der Jahre eine Standardisierung der Symbole gab. Für Tätigkeiten, Prozesse und Aktivitäten wird grundsätzlich ein Rechteck verwendet. Soll ein Prozess in einem weiteren Flussdiagramm genauer dargestellt werden, erhält das Rechteck-Symbol noch ein Plus. Eine Entscheidung, die getroffen werden muss, wird durch eine Raute symbolisiert. In diesem Fall muss es mindestens zwei weitere Verzweigungen geben, in der Regel geht es um eine Entscheidung zwischen Ja und Nein. Kreise stehen für Ereignisse und sind die Start- und Endpunkte innerhalb eines Prozesses. Schließlich gibt es noch viele weitere Symbole wie beispielsweise für Zwischenereignisse, Inputs, Outputs, Dokumente, Verzögerungen, Eingabe/Ausgabe, Kommentare oder Alternativprozesse.

Die Erstellung eines perfekten Flussdiagramms – kurz und bündig

Was sich im ersten Moment kompliziert anhören mag, ist im Grunde gar nicht so schwierig. Mit den folgenden Tipps sollte die Erstellung eines verständlichen Flussdiagramms jedem gelingen:

• Anfang und Ende eines Flussdiagramms werden durch ein Ereignis gekennzeichnet
• die Zielgruppe muss bei der Gestaltung immer im Hinterkopf behalten werden, denn eine klare Kommunikation ist das A und O bei Flowcharts
• die Verwendung von zu vielen Symbolen sollte vermieden werden, um die Verständlichkeit und Akzeptanz zu verbessern
• sind verschiedene Teams im Spiel, sollte ein Swimlane-Diagramm genutzt werden, damit Verantwortungsbereiche verdeutlicht werden können
• alle Symbole sollten eindeutig beschriftet werden
• ein Flussdiagramm wird idealerweise immer von links nach rechts gelesen
• eine zu grobe als auch eine zu detaillierte Beschriftung sind zu vermeiden
• Kreuzungen von Pfeilen im Flussdiagramm sind kontraproduktiv
• für Entscheidungen sollten immer mindestens zwei Optionen zur Verfügung stehen
• Tätigkeiten werden grundsätzlich mit einem Substantiv plus einem Verb beschrieben
• vor der Präsentation sollten verschiedene Personen das Flussdiagramm beurteilen