Daten in der Cloud: So bleiben Firmen auf der sicheren Seite

Um zu verstehen, was eine Cloud ist, braucht es nicht nur Sprachkenntnisse. Im digitalen Zeitalter dient das englische Wort für „Wolke“ als Sammelbegriff für Online-Datenspeicher. Anstatt Dokumente und Medien nur auf der eigenen Festplatte aufzubewahren, kann man diese bei externen Anbietern wie Dropbox oder OneDrive hinterlegen. Dadurch sind sie zu jeder Zeit und über jedes Gerät online verfügbar.

Obwohl Cloud Computing längst zum Alltag gehört, bleiben viele Nutzer skeptisch. Grund ist nach wie vor die Frage nach der Sicherheit. Welches Risiko gehen wir ein, wenn wir unsere Daten in „fremde Hände“ geben und im Web zugänglich machen? Von heimlichen Abhörmethoden bis hin zu Hacker-Angriffen, Medienberichte liefern ständig beunruhigende Schlagzeilen. Dennoch sollten Sie kein vorschnelles Urteil fällen. Inzwischen hat sich die Cloud sowohl im privaten als auch geschäftlichen Bereich als effektivste Form der Datenspeicherung bewährt. Bevor Sie das Tool für Ihre Zwecke nutzen, sollten Sie zunächst mithilfe eines ausführlichen Ratgebers alle wichtigen Informationen zum Thema einholen.

Einen ersten Überblick über aktuelle Einsatzmöglichkeiten im Berufsleben finden Sie hier.

Wie funktioniert Cloud in der Firma?

Laut der International Data Corporation (IDC) nutzen bereits 60% aller Betriebe weltweit die Dienste von externen Servern. Cloud-Anbieter liefern eine gesamtheitliche Lösung für das sogenannte Enterprise Resource Planning (ERP). Grundsätzlich fasst man unter diesem Begriff Softwareprogramme zusammen, die sämtliche Prozesse innerhalb eines Unternehmens steuern. ERP-Systeme sorgen dafür, dass Arbeitsabläufe möglichst reibungslos vonstattengehen und somit eine maximal effiziente Leistung erzielt wird. Dabei unterscheidet man zwischen zwei Systemarten:

1. On-Premise-Modelle: betriebsinterne Programme, die nur am Firmenstandort verwendet werden können
2. Software-as-a-Service-Modelle (Saas): Cloud-Programme, die von externen Anbietern als Dienstleistung zur Verfügung gestellt werden.

Momentan ersetzen immer mehr mittelständische Unternehmen herkömmliche On-Premise-Systeme durch SaaS. Diese Umstellung bietet in der zunehmend globalisierten und spezialisierten Arbeitswelt zahlreiche Vorteile. Da man auf Cloud-Anwendungen immer und überall zugreifen kann, erleichtern sie Abläufe, wenn sich ein Betrieb auf mehrere Standorte verteilt oder Mitarbeiter Dienstreisen antreten bzw. im Home Office tätig sind. Zudem sind im Cloud-Service Wartungsarbeiten mit inbegriffen, sodass externe IT-Spezialisten die Verantwortung für technische Probleme übernehmen.

Wie bleibt ein Unternehmen mit Cloud sicher?

Neben allen Vergünstigungen steht natürlich die Sicherheit firmeninterner Daten an oberster Stelle. Bevor Sie die Dienste eines Dritten in Anspruch nehmen, sollten Sie verschiedene Angebote kritisch prüfen. Wichtig ist, dass Sie einen zuverlässigen Anbieter wählen, der sich verbindlich nach der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) richtet. Deutsche Unternehmer sollten außerdem auf einen inländischen Cloud-Service vertrauen, da nicht in allen Staaten die gleichen Sicherheitsstandards gelten.

Darüber hinaus können Sie selbst entscheiden, wieviel Verantwortung Sie abgeben. Prinzipiell bieten sich drei Optionen:

1. Public Cloud

Systeme wie Dropbox, Microsoft OneDrive oder GoogleDrive liefern eine Vielzahl an Zugangsmöglichkeiten. Das gestaltet die Nutzung schnell und einfach, lässt aber auch Eingriffe durch Außenstehende zu. Bevor Geschäftsführer über diesen Weg Daten freigeben, sollten sie klären, wer darauf zugreifen kann.

2. Private Cloud:

Bei dieser Variante nutzen Unternehmer ein externes Portal für einige Arbeitsprozesse, stellen aber die Infrastruktur selbst bereit und speichern wichtige Daten auf internen Festplatten. Dies bringt einen hohen Kosten- und Zeitaufwand mit sich.

3. Hybrid Cloud

Dieser Kompromiss kombiniert die Vorzüge der ersten beiden Optionen. Während vertrauliche Informationen weiterhin auf einer Private Cloud gespeichert sind, werden weniger sensible Daten über eine Public Cloud verwaltet. Wartungsarbeiten übernimmt dabei der Drittanbieter.

Welche Anbieter sind empfehlenswert?

Sobald Sie die Leistungskapazitäten und Sicherheitsansprüche Ihres Unternehmens klar definiert haben, müssen Sie zuletzt die Frage klären, welcher Anbieter Ihren Vorgaben am ehesten gerecht wird. Angesichts der Masse an Produkten ist es oftmals kein leichtes Unterfangen, die Spreu vom Weizen zu trennen. Als Orientierungshilfe finden Sie im Folgenden drei Empfehlungen:

• SAGE 100

Das SaaS-Programm ist ideal für kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU), die ihr ERP-System einfach und individuell zusammenstellen möchten. Es kann in jeder Branche eingesetzt und um mehr als 200 Anwendungen erweitert werden.

• SAP BusinessOne

Auch dieses Modell ist speziell auf die Ansprüche von KMU ausgerichtet. Eine modulare Struktur ermöglicht, dass die Cloud mit dem Betrieb mitwachsen kann. Je nach Bedarf können Sie aus über 500 Add-ons wählen, um neuen Anforderungen gerecht zu werden.

• weclapp

Für Dienstleistungsbranchen jeglicher Art sind die ERP-Lösungen von weclapp besonders geeignet. Agenturen und IT-Firmen können über diesen Server sämtliche Projektarbeiten schnell und einfach verwalten.