Auf dem Weg zum voll-elektronischen Büro

Pro Kopf verbraucht jeder Deutsche statistisch gesehen eine Vierteltonne Papier pro Jahr. Mittlerweile ist Papier jedoch schon in vielen Fällen überflüssig geworden. E-Mails, digitale Archivierung und weitere Aspekte haben zu dieser Entwicklung geführt. Langsam drohen selbst Bücher und Zeitschriften in ihrer physischen Form durch veränderte Lesegewohnheiten (Internet, E-Reader, Tablet) gänzlich aus dem Alltag zu verschwinden.

In Unternehmen bringt der Verzicht auf Papier neben reinen Kostenpunkteinsparungen weitere Vorteile mit sich. Ist der Büroalltag in naher Zukunft gänzlich ohne Papier vorstellbar?

Büroalltag ohne Notizblock, Zettel und Druckpapier

papierloses Büro dank DMSSchon lange wird über die Möglichkeit Papier komplett aus dem Büroalltag zu verbannen diskutiert. Im Mittelpunkt dieser Diskussion stehen neben Umwelt- und Kostenaspekten vor allem die technischen Möglichkeiten. Nachdem die E-Mail im Zuge des Aufstiegs des Internets seit Mitte der 90er Jahre den Postverkehr und damit die Unternehmenswelt veränderte, verfügen wir heute schon über weitaus mehr Technik, die einen Einsatz von Papier nicht mehr zwangsläufig voraussetzt. Heutzutage ist jedes Smartphone in der Lage Dokumente zu scannen, Fahrscheine finden sich in elektronischer Form auf Smartphone / Tablet und diese Endgeräte fungieren zudem als digitaler Notizblock. Diese technischen Möglichkeiten werden von den Verbrauchern mehr und mehr in Anspruch genommen. Es scheint so als hätte die Technik den Traum eines papierlosen Büros in greifbare Nähe gerückt.

Was ist bereits möglich?

Voraussetzung für eine Umstellung auf ein papierloses Büro sind entsprechende Softwarelösungen und Dokumenten-Management-Systeme (weitere Infos). Zunächst müssen existierende Papierdokumente eingescannt und archiviert werden. Das wird heutzutage ohnehin schon für Sicherungszwecke betrieben, in einem Büro welches komplett auf Papier verzichtet wird es jedoch etwas komplizierter. Einzeldokumente wie Verträge oder ähnliches lassen sich zwar problemlos digitalisieren und archivieren, anders sieht es jedoch bei existierenden Akten aus. Wie lassen sich also ganze Aktenordner digitalisieren ohne dass die Struktur und die Übersichtlichkeit dieser Akten verloren geht?

Die elektronische Akte

Eine elektronische Akte soll äquivalent zu physischen Akten unterschiedliche Dokumente (E-Mails, Notizen, Verträge etc.) elektronisch zusammenführen, bündeln sowie einfach und übersichtlich darstellen können, damit die jeweiligen Informationen schnell gefunden werden können.
Softwarelösungen für elektronische Akten werden unter anderem von den Unternehmen Docuware, IBM, Opentext oder SER (siehe http://www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-akte.html) angeboten – viele Banken, Versicherungen und Behörden arbeiten schon mit digitalen Akten.

Schwierigkeiten bei der Umstellung

Wenn sich ein Unternehmen dazu entschließt das Papier aus dem Büroalltag zu verbannen, ist dieser Prozess mit einigen Schwierigkeiten verbunden. Das Digitalisieren vorhandener Dokumente und Akten ist zeitintensiv und muss gründlich erfolgen. Eine gründliche Vorbereitung ist ohnehin Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf der Umstellung von physisch auf digital. Schon frühzeitig sollte das Personal mit in den Prozess einbezogen werden, da die Digitalisierung bisherige Arbeitsabläufe wesentlich verändert.

Ein Blick in die Zukunft

Im Endeffekt geht es bei der Idee eines papierlosen, vollelektronischen Büros nicht primär um den Verzicht auf Papier. Vielmehr ist das Ziel eine effizientere Arbeitsweise sowie der schnellere unkomplizierte Zugriff auf Informationen digitaler Dokumente. Auch darf angezweifelt werden, in wie weit ein papierloses Büro ökologisch nachhaltiger funktioniert als eines in dem Papier zum Einsatz kommt.

Neben den Stromkosten und den Kosten für die technische Ausstattung hinterlassen diese technischen Geräte bei ihrem Herstellungsprozess einen ökologischen Fingerabdruck. Auch wenn sich mehr und mehr Unternehmen dazu entschließen vollelektronisch zu arbeiten, wird man in naher Zukunft kaum auf den Einsatz von zumindest etwas Papier verzichten können. Gründe dafür sind unter anderem, dass andere Unternehmen und Kunden weiterhin auf Papier setzten.

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