Software zur automatischen Rechnungserstellung für mehr Effizienz

Effizienz ist das magische Wort, an dem sich Unternehmen in der heutigen Zeit wohl oder übel orientieren und messen lassen müssen. Stellenabbau, günstigere Zulieferer, Einsparungen und andere Maßnahmen sind nicht nur in der öffentlichen Kritik, oftmals sind dies auch genau die falschen Maßnahmen, wenn es darum geht, wirklich langfristig effektiv zu sein. Kurzfristig gedachte Stelleneinsparungen etwa, führen in vielen Fällen nicht oder zumindest nicht automatisch zu einem langfristigen Erfolg. Auf der anderen Seite ist es aber auch in vielen Bereichen mit relativ kleinem Aufwand möglich, signifikante Effizienzsteigerungen innerhalb eines Unternehmens zu erreichen, ohne gleich radikal den Rotstift im Unternehmen ansetzen zu müssen.

Zeit und Arbeitsaufwand minimieren

Insbesondere in der Finanzabteilung eines Unternehmens lässt sich durch moderne Softwarelösungen ein enormer Arbeitsaufwand und damit letztlich auch Zeit und Geld einsparen. Durch Automatisierung bestimmter Vorgänge hat man zusätzliches Einsparpotenzial. Mit einem guten Rechnungsprogramm lassen sich sämtliche Aufträge einfach und übersichtlich verwalten und so kommt es zu nicht unerheblichen Ersparnissen. Hier-drauf möchten wir an dieser Stelle einen näheren Blick werfen. Was also bieten moderne Rechnungsprogramme?

Funktionsumfang

Es gibt unterschiedliche Softwarelösungen für automatische Rechnungserstellung. In ihrem Funktionsumfang unterscheiden sie sich meist aber nicht grundlegend. Folgende Funktionen sind üblicherweise fester Bestandteil entsprechender Programme:

Rechnungen online erstellen

Rechnungen online erstellenMit einer in den Browser integrierten Oberfläche wird es möglich, sämtliche Rechnungen online zu erstellen und diese zu archivieren.
Automatisierte Rechnungen
Diese Funktion ermöglicht es, Abrechnungsperioden zu regelmäßigen Rechnungen zu erstellen. So werden die Rechnungen wöchentlich oder monatlich automatisch erstellt und auf Wunsch sogar per E-Mail an den Rechnungsempfänger versendet.
Cloud Service
Über einen Cloud Service wird es möglich, von jedem Ort aus direkt auf die Rechnungssoftware zuzugreifen. Dies ist gerade bei Außendienstlern eine sehr nützliche Funktion.
Auftragsverwaltung
Eine clevere Auftragsverwaltung sorgt dafür, dass sich alle Stammdaten von Lieferanten, Kunden oder Artikeln schnell und unkompliziert zusammenstellen lassen.

Welches Programm ist das richtige?

Diese Frage kann sicherlich nicht allgemeingültig beantwortet werden, vielmehr ist es von unterschiedlichen Faktoren abhängig, welches Rechnungsprogramm in welchem Unternehmen am meisten Sinn macht. Es gibt durchaus brauchbare kostenlose Versionen von Rechnungsprogrammen, die sich für Freiberufler oder Freelancer eignen. Bei größeren Unternehmen stoßen viele dieser kostenlosen Programme schnell an ihre Grenzen.

Insbesondere Unternehmen mit einem großen Kundenbestand oder Artikelbestand sollten darauf achten, dass das Programm auch mit den vielen Daten umgehen kann. Es lohnt sich verschiedene Rechnungsprogramme auszutesten und sich für das zu entscheiden, welches am besten zu den Unternehmensanforderungen passt. Große Hersteller bieten zudem einen zuverlässigen Support. Ein oft genutztes Programm zur Rechnungserstellung und Auftragsverwaltung ist etwa diese Lösung von Lexware. Das Programm wird in drei unterschiedlichen Versionen angeboten, die sich in Funktionsumfang und Support voneinander unterscheiden. Wichtig ist jedoch, dass für welches Programm man sich auch entscheidet, man eines verwendet, bei dem alle Funktionen auch wirklich genutzt werden, da ansonsten ungenutzter Funktionsumfang mit bezahlt wird.

Die Vorzüge liegen auf der Hand

Die Vorteile, die sich durch die Verwendung von Software Lösungen bei der Rechnungs- und Auftragsverwaltung ergeben, sind offensichtlich. Sobald einmal sämtliche Kundendaten eingepflegt sind, erübrigt sich dies bei allen anfallenden Vorgängen. Dadurch, dass alle Rechnungen und Aufträge gespeichert werden, kann man gezielt auf diese zugreifen, auf Wunsch auch über eine Cloud. Auch automatisch generierte statistische Daten sind ein nützliches Zusatzfeature. Mit einem entsprechenden Programm lassen sich somit Zeit und Arbeitsaufwand einsparen, was letztlich zu einer Effizienzsteigerung führt. Zudem behält man so einen guten und teils ortsunabhängigen Überblick über wichtige Kundendaten, Rechnungen und Aufträge.

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