Personalführung – Wie kann moderne Software diese vereinfachen?

PersonalführungIn der Industrie 4.0 kommt eine Personalabteilung, ob großes Unternehmen oder Familienbetrieb, kaum noch um eine gute Software herum, die die administrativen Prozesse abspeckt und wertvolle Freiräume schafft. Über das Erstellen von rechtssicheren Formularen, aktuellen Dienstplänen oder Mitarbeiterstammdaten hinaus arbeiten moderne HR Abteilungen (Human Resources) mit digitalisierten Personalunterlagen, die allen Verantwortlichen mit nur einem Klick zur Verfügung stehen. Die Software macht banale, organisatorisch umständliche Mehrarbeit wie die manuelle Eingabe von Daten in unterschiedliche Systeme überflüssig. Dokumente müssen nicht mehr kostenintensiv gedruckt, mit großem Aufwand intern herumgereicht und dann wieder umständlich abgetippt werden. Alle Informationen sind auf einen Blick verfügbar. Lohnzahlungen, Urlaubs-und Fehlzeiten, Abmahnungsprozesse und elektronische Dokumente werden einfach unter dem Personenreiter gespeichert. Über den sogenannten Employee Self Service können Beschäftigte ihre Daten sogar selbst betreuen.

Eine solche Form der Mitgestaltung entlastet nicht nur die Personalabteilung, sondern sorgt wegen ihrer Transparenz auch für Zufriedenheit in der Belegschaft. Umfragen haben ergeben, dass der Betreuungsschlüssel (Anzahl Mitarbeiter pro Personaler) und die Qualität der Unternehmenskultur wesentlich zusammenhängen. Ein Personaler, der sich nicht mehr mit täglichen Aktenbergen herumschlagen muss, hat wieder Zeit für andere Dinge. So zum Beispiel die Aufgaben eher strategischer Personalarbeit wie die Entwicklung neuer Führungs- und Organisationsmodelle, das Image des Unternehmens im Rekrutierungsumfeld oder die Einführung neuer Arbeitszeitkonzepte. Anbieter wie Haufe führen eine Reihe der verschiedener Software-Lösungen, um den Arbeitsalltag zu erleichtern. Durch den Fokus auf andere HR-Kompetenzen können Unternehmen ihren Erfolg vom Kern aus vorantreiben, kundenorientiert handeln und Einfluss zurückgewinnen.

Im Vordergrund gängiger Softwareunterstützung stehen Komplettlösungen für den gesamten Personalprozess, aber individuelle Rezepte, die die jeweiligen Teilbereiche abdecken, werden oft vorgezogen. Provider offerieren ihren Kunden neben dem Lizenzverkauf auch Softwarelösungen als SaaS Service (Software as a Service). Updates, Wartungsarbeiten und Störungen werden dann über ein Abonnement abgehandelt und die gewünschten Komponenten in einer „Private Cloud“ zur Verfügung gestellt. Diese digitalisierte Vernetzung birgt jedoch auch Risiken in Form von Sicherheitslücken und der Kollision mit datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Nicht jeder Provider kann dem Prüf- und Zertifizierungsverfahren für Outsourcing-Anbieter standhalten. Ein weiterer Nachteil sind die mitunter hohen Kosten. Für gute Module können schon mal fünftstellige Summen fällig werden. Werden die Softwarelösungen von verschiedenen Anbietern bezogen, erweisen sich die Komponenten oft als inkompatibel zu bestehenden Systemen, und wenn die Kommunikation in einem Unternehmen vorrangig digital abläuft, kann der persönliche Kontakt zu Kollegen und Kolleginnen Schaden nehmen. Wie so oft steckt der Teufel im Detail oder hier in der Technik, die einem Unternehmer kein solides Grundwissen ersetzt und bei allem Fortschritt nicht alternativ- oder ahnungslos eingesetzt werden sollte.

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