Geeignete Kopierer für das Firmennetzwerk

Obwohl E-Mail und Co schon seit geraumer Zeit qausi Standard in Sachen Kommunikation sind und sich Dokumente auch digital speichern und versenden lassen, kommt so gut wie kein Unternehmen ohne Drucker und Kopiergeräte aus. Der Markt für Bürodrucker und Kopiergeräte ist jedoch groß und nicht immer ist es leicht ein passendes Gerät für das eigene Unternehmen zu finden. Je nach Firmengröße und Ansprüchen kommen daher diverse Geräte in Frage. Unter Umständen macht es sogar Sinn, das Gerät gar nicht erst zu kaufen, sondern zu leasen.

Worauf sollte man vor dem Kauf achten?

kopiererZunächst einmal ist es wichtig sich einen möglichst genauen Überblick über den tatsächlichen Bedarf im Unternehmen zu machen. Je nach Größe des Unternehmens kommen unterschiedliche Kopierer bzw. Drucker in Frage. Nicht jedes Modell eignet sich gleichermaßen für bestimmte Anwendungen und so macht es Sinn, sich zunächst einmal einen Überblick zu verschaffen. Nur wenn man die Ausstattung des Kopierers so genau wie möglich mit dem individuellen Bedarf des Unternehmens abstimmt, ist das Gerät auch wirklich geeignet. Heute befinden sich ausschließlich digitale Fotokopierer auf dem Markt, analoge Geräte sind längst verschwunden.

Im Prinzip handelt es sich bei heutigen Modellen um eine Kombination aus Scanner und Drucker. Multifunktionsgeräte können auch Faxe versenden und empfangen und lassen sich zudem über ein Netzwerk von mehreren Computern aus ansteuern. Es stehen zwei unterschiedliche Arten von Kopierern zur Auswahl: Laserkopierer und Tintenstrahl Kopierer.

Vorteile Laserkopierer

Die Druckgeschwindigkeit ist bei Laserkopierer um ein vielfaches höher als bei Tintenstrahl-Geräten. 25 Seiten pro Minute und mehr schaffen gute Geräte. Zudem sind die Druckkosten pro Blatt deutlich geringer als bei Tintenstrahlkopierern. Auch die Qualität des Schriftbilds ist im Vergleich zu Tintenstrahl-Geräten deutlich besser.

Vorteile Tintenstrahlkopierer

Tintenstrahl Kopierer können mit deutlich niedrigen Wartungskosten punkten. Zudem sind Sie in der Anschaffung günstiger als Laserkopierer. Die Geräuschbelastung sowie der Stromverbrauch sind ebenfalls geringer als bei den höherpreisigen Laser-Geräten. Letztlich können Sie standardmäßig auch farbig kopieren und geben insbesondere Fotos besser wieder als Laser Geräte. Laserkopierer können zwar auch farbig kopieren, entsprechende Geräte sind jedoch sehr teuer.

Kopierer leasen: Eine sinnvolle Alternative zum Kauf?

Neben dem monatlichen Papiervolumen und der Anzahl der Mitarbeiter die das Gerät benutzen sollen, ist der Anschaffungspreis ein nicht zu unterschätzender Faktor. Gerade professionelle Geräte sind ein nicht unerheblicher Kostenfaktor. Oftmals ist es unterm Strich günstiger ein solches Gerät zu leasen, dazu kommen weitere Vorteile. Wer einen Kopierer least, zahlt meist einen monatlichen Pauschalpreis der alle Kosten abdeckt – Papier, Toner und Tinte. Im monatlichen Mietpreis inbegriffen sind zudem Wartungen und Reparaturen. Dieser Inklusiv-Service ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil den man nutzen sollte.

Geeigneten Standort auswählen

Darüber hinaus ergeben sich noch weitere Dinge die es zu beachten gilt. So darf ein Kopiergerät auch nicht an jedem Platz im Unternehmen aufgestellt werden. Am besten steht der Drucker in einem separaten Raum, keinesfalls darf Er Flucht- oder Rettungswege versperren. Um neben Sicherheits- auch Gesundheitsaspekte zu berücksichtigen, sollte der Kopierer zudem in einem Raum aufgestellt werden, welcher sich gut lüften lässt. Zwar geht von modernen Fotokopierern keine wirkliche Gefahr mehr aus, dennoch gibt es immer wieder Diskussionen um Tonerstaub und damit verbundene Feinstaubproblematiken. Auch spielt es natürlich eine entscheidende Rolle, dass das Gerät von allen Mitarbeitern (die viel drucken) gut erreicht werden kann. Kürze Wege sparen hier effektiv Arbeitszeit ein.

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