Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

Die Arbeitswelt 4.0 ist eingekehrt. Welt und Wirtschaft lassen die Digitalisierung und Vernetzung von Informationen deutlich erkennen. Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Unternehmen müssen dabei Schritt halten. Aber nicht nur in Sachen technischen Fortschritts. Mit der digitalen Welt und Vernetzung sind Daten, Datentransfer und das Speichern von Daten verbunden. Daten sind jedoch ein sensibles Gut, weshalb Datenschutz und Datensicherheit immer wichtiger und aktueller werden. Die EU-Datenschutzverordnung (DSGV) und die Neufassung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sind dabei zwei der großen Schlagwörter.

Die Weiterbildung zum Datenschutzbeauftragten

Um einen sicheren Umgang mit Daten von Kunden und Mitarbeitern zu gewährleisten, setzen viele Firmen mittlerweile auf einen Datenschutzbeauftragten bzw. auf Datenschutzfachkräfte oder ermöglichen ausgesuchten Mitarbeitern eine Weiterbildung zum Datenschutzbeauftragten.

Entweder unabhängig oder unter der Sparte IT-Projektmanagement sind Weiterbildungen als Datenschutzbeauftragter bzw. zur Datenschutzfachkraft zu finden. Je nach Angebot dauert die Ausbildung im Schnitt drei Tage. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, die Weiterbildung in Verbindung mit dem Modul Arbeiten 4.0 durchzuführen. Diese Weiterbildungskombi dauert um die 51 Tage und wird als Online-Kurs durchgeführt. Absolventen erhalten am Ende der Weiterbildung ein DEKRA-Zertifikat Fachkraft für Datenschutz.

Diese Aufgaben übernimmt ein Datenschutzbeauftragter

Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten sind vielseitig gestaltet und in verschiedenen Bereichen gefragt. Er kann entweder extern aktiv sein oder innerhalb eines Unternehmens beraten und unterstützen.

Dabei dient er als Ansprechpartner für Arbeitgeber, Arbeitnehmer, den Betriebsrat als auch für Kunden, Lieferanten und Vertragspartner. Zudem ist er eine beratende Kraft für Verantwortliche im Bereich des Datenschutzes und hilft bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen. Des Weiteren wird ein Datenschutzbeauftragter innerhalb von Unternehmen bei Mitarbeiterschulungen im Bereich Datensicherheit integriert und hilft Teilnehmern im Arbeitsalltag noch vertrauter mit den Anforderungen zu werden. Neben der aktiven Arbeit im bzw. für Unternehmen findet auch eine Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde statt, die in dem Beauftragten eine Anlaufstelle für datenschutzrechtliche Fragen sieht.

Der oder die Datenschutzbeauftragte übernimmt also die beratende, überwachende und kontrollierende Funktion. Er ist dabei weisungsfrei, aber nicht weisungsbefugt. Selbstständige Entscheidungen über die Umsetzung des Datenschutzes sind daher nicht vorgesehen, sondern bleiben in der Verantwortung des ausgewählten Mitarbeiters des Unternehmens. Werden bei der Kontrolle Verstöße festgestellt, setzt er sich mit der Geschäftsleitung zusammen und evaluiert notwendige Maßnahmen.

Im Detail: Die Aufgaben genauer betrachtet

Im Groben wurden bereits einige Aufgaben der Datenschutzbeauftragte genannt, aber wie sieht das oftmals im Detail aus?

Richtlinien erstellen: Kommt es zur Erstellung rechtlicher Dokumente, übernimmt der Datenschutzbeauftragte eine beratende Funktion. Unter solchen Dokumenten sind mitunter Betriebsvereinbarungen, interne Regelungen und Ähnliches zur privaten Internet- und E-Mail-Nutzung sowie zum Umgang von Betroffenenanfragen oder sonstige Datenschutzrichtlinien gemeint. Auch Datenschutzerklärungen und Informationspflichten auf der eigenen Firmenwebsite etc. gehören mit dazu.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen: Auftragsverarbeiter und Verantwortlicher müssen ein Verarbeitungsverzeichnis anlegen. Der Datenschutzbeauftragte kann bei der Erstellung helfen und mitunter das Verzeichnis auf seine Schlüssigkeit überprüfen.
Datenschutz-Folgenabschätzung: Der Verantwortliche muss im Betrieb eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen. Hier kann und sollte er auf den Rat des Datenschutzbeauftragten zurückgreifen. So kann sichergestellt werden, ob eine solche Folgeabschätzung notwendig ist, geklärt werden wie, auf Rückfragen reagiert wird oder wie die Aufsichtsbehörde vorher konsultiert wird.
Mitarbeiterschulungen zum Datenschutzrecht: Eine direkte Schulung der Mitarbeiter unternimmt der Datenschutzbeauftragte nicht, übernimmt jedoch die Beratung und Unterrichtung. Allerdings kann er die Mitarbeiterschulung, durchgeführt durch den Verantwortlichen im Betrieb, überwachen, in das Konzept der Schulung integriert werden und Mitarbeiterfragen beantworten. Auch konkrete Hilfestellungen am Arbeitsplatz sind möglich.
Mitwirken bei Mitarbeiterkontrollen: Kontrollen sollen die Rechte der Mitarbeiter schützen. Aufgrund dessen sollte der Arbeitgeber, sofern ein Missbrauch befürchtet wird oder es verboten sein sollte, privates Internet und E-Mails zu nutzen, eine Kontrolle durchführen und sich vom Datenschutzbeauftragten dabei unterstützen lassen.
Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat: Ebenso fällt die Beratung des Betriebsrates in das Aufgabengebiet. Neben der fachlichen Kenntnis im Bereich Datenschutz ist auch durchaus ein gewisses Vermittlungsgeschick gefragt.

Damit der Datenschutzbeauftragte seinen Tätigkeiten problemlos nachkommen und sich in der ersten Zeit ein umfangreiches Fachwissen aneignen kann, sollten ihm die notwendigen Ressourcen wie ausreichend Zeit, ein eigenes Budget für die Beauftragung von Dienstleistern, eigene Räume, Fortbildungen und Weiteres gestellt werden. Dabei sollte die Menge der Ressourcen und das Fachwissen des Datenschutzbeauftragten der Größe des Unternehmens angepasst sein. Kurz: großes Unternehmen mit komplexen Vorgängen, mehr bereitzustellende Ressourcen und notwendiges Fachwissen.

Wann benötigen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?

Es besteht ein Unterschied zwischen betrieblichen und behördlichen Datenschutzbeauftragten. Bei Behörden und öffentlichen Stellen ist ein Datenschutzbeauftragter ein Muss, wohingegen bei Unternehmen es keine Regel sein muss.

Bei nicht öffentlichen Stellen kommt es ab zehn Personen zur Pflicht, wenn diese dauerhaft in der automatisierten Datenverarbeitung beschäftigt sind. Bei einer nicht automatisierten Datenverarbeitung wird es erst ab einer Personenzahl von 20 zur Pflicht.

Unternehmen setzen dabei in der Regel auf einen eigenen Datenschutzbeauftragten, der direkt der Geschäftsführung untersteht. Allerdings gibt es auch Datenschutzbeauftragte, die extern arbeiten. Diese sind jedoch oftmals für mehrere Unternehmen tätig. Möglicherweise kann es dann dazu kommen, dass gewisse Probleme und Fehler er zu spät auffallen und es bei den Planungen deshalb zu Verzögerungen kommt.

Ein wichtiges Aufgabenfeld als Datenschutzbeauftragter

Auch wenn der Datenschutzbeauftragter in einem Unternehmen nur die beratende und mitunter auch schulende Funktion einnimmt und nicht für die direkte Umsetzung im Betrieb verantwortlich ist, spielt er eine wichtige Rolle für alle Beteiligten im und um das Unternehmen, also vom Mitarbeiter bis zum Kunden. Werden Fehler in den Arbeitsabläufen entdeckt, setzt er sich direkt mit der Geschäftsführung zusammen und plant die Behebung und Optimierung.

Zudem profitiert dieser von einem besonderen Kündigungsrecht und darf mit einem ordentlichen Gehalt rechnen. Eine Ausbildung als Datenschutzbeauftragter bietet demnach für das Unternehmen als auch für einen selbst optimale Chancen in der Berufswelt. Da die Digitalisierung so schnell nicht zum Ende kommt, wird ein Datenschutzbeauftragter auch in der Zukunft gefragt sein.