Wie sinnvoll ist eine Agentursoftware?

Nachrichtenagentur, Werbeagentur, Designagentur – es gibt viele verschiedene Formen von Agenturen, die ihren Arbeitsablauf koordinieren müssen. Stramme Abläufe wie im Betrieb gibt es hier nicht, damit individuell auf dringende Kundenwünsche reagiert werden kann. Dazu kommen die neuen Formen der Beschäftigung – Neben Vollzeit und Teilzeit gibt es auch Mobile Working sowie das Home Office. Mobile Working bedeutet, dass der Arbeitnehmer nicht im Büro ansässig sein muss, um zu arbeiten.

Er hat dort zwar seinen Arbeitsplatz, kann aber genauso gut auch von unterwegs die notwendigen Daten abrufen oder seine Arbeitszeiten eintragen. Dies ist besonders dann wichtig, wenn der Kundenkontakt groß ist und der Angestellte öfter zu diesen hinfahren muss. Besonders wichtig ist in diesem Fall eine Cloud-Lösung, sodass der Angestellte die erforderlichen Daten auch auf seinem Tablet oder Smartphone abrufen kann. Home Office andererseits bedeutet, dass der Arbeitsplatz in der eigenen Wohnung ist und nicht im Agenturgebäude.

Für diese Arbeitsweise ist es vorteilhaft, wenn der Arbeitnehmer auf alle für ihn wichtigen Daten der Agentur Zugriff hat, um effizient zu arbeiten. Die Agentur sollte sich daher eine Software auswählen, die mit allen Computern, Tablets und Smartphones der Mitarbeiter kompatibel ist – zwischen Windows-PC und Mac kann es sonst zu Übertragungsfehlern kommen – und die vor allem für jeden Arbeitsbereich eingesetzt werden kann. Dazu gehören unter anderem das Customer-Relationship-Management (CRM), die Rechnungsstellung und die Ressourcenplanung.

Abbildung 1: Eine gute Agentursoftware funktioniert auf allen internetfähigen Geräten der Mitarbeiter

Anforderungen an die Software

Es gilt, eine Agentursoftware auszuwählen, die den unterschiedlichsten Ansprüchen gerecht wird. Die verschiedenen Agenturen haben andere Ansprüche an den Arbeitsalltag – während bei Nachrichtenagenturen das Sichten der aktuellsten Meldungen aus der ganzen Welt im Vordergrund steht, benötigen Werbeagenturen ihre Arbeitszeit weniger für die Recherche als vielmehr für das Erstellen von Flyern oder Homepages. Daher ist es wichtig, dass die Software entweder auf die genaue Arbeitsweise der Agentur zugeschnitten ist, oder sich flexibel anpassen lässt. Dies bedeutet, dass die Software zwar einen optimierten Workflow für den Arbeitstag ausgibt, dieser aber individuell abzugleichen ist. Starre Abläufe sind in dieser Branche immerhin in vielen Fällen einfach nicht möglich.

Bei Kundenkontakt sollte die Software zudem ein Dokumentenmanagement aufweisen und im besten Fall auch die E-Mail-Korrespondenz verwalten. So hat der Angestellte von überall Zugriff auf die erforderlichen Daten – und im Krankheitsfall oder bei Urlaub auch seine Vertretung. Da es zudem einige Agenturen gibt, die mit Windows-PCs und Mac arbeiten, ist es wichtig, dass das Programm mit beiden Betriebssystemen kompatibel ist und es zu keiner falschen Datenformatierung beim Einpflegen kommt. Daher ist hier eine optimale Softwarelösung von großer Bedeutung: Sie ist im besten Fall mit beiden Betriebssystemen und den unterschiedlichen internetfähigen Geräten einwandfrei zu nutzen und erlaubt zudem eine individuelle Anpassung an die einzelnen Agenturen.

Optimierte Arbeitsabläufe mit Agentursoftware

Abbildung 2: Es gibt viele Schritte bis zum Abschluss eines Projekts – um sie übersichtlich zu halten und den Workflow zu optimieren, lohnen sich Softwarelösungen speziell für Agenturen

Kleineren Agenturen gelingt es eventuell, mittels Excel-Tabellen die Ordnung zu erhalten und nachzuvollziehen, welcher Mitarbeiter wie lange an einem Projekt gearbeitet hat. Wenn die Mitarbeiterzahl allerdings zunimmt, wird es zunehmend schwerer, sich über das Programm zu organisieren. Daher sind die Agentursoftwarelösungen sinnvoll, um den Überblick zu behalten. Allerdings gilt dies nicht nur für die Arbeitszeit der Angestellten. Auch das CRM und die Rechnungsstellung wollen organisiert werden, damit die Übersichtlichkeit erhalten bleibt. Der Markt an solchen Softwarelösungen ist aber noch recht überschaubar. Es gibt einige Firmen, die benutzen zwei oder mehr Programme und teilen die unterschiedlichen Arbeitsschritte darauf auf. Dies ist eine Vorgehensweise, die funktionieren kann – allerdings lohnt es sich, den Markt nach Komplettlösungen abzusuchen. Diese harmonieren besser miteinander. Die Gefahr der Übertragungsfehler beim Exportieren von Daten in ein anderes Programm ist dadurch gebannt. Dies ist einer der vielen Vorteile von Agentursoftwares – Nachteile gibt es beinahe keine. Diese zeigen sich eher im direkten Arbeitsablauf. Falls eine Software beispielsweise doch nicht zu einem Unternehmen passt, weil die Kompatibilität mit Windows-PCs oder Macs nicht gegeben ist. Dies sind allerdings Eigenschaften, die im Vorfeld herausgefunden werden können. Einige der Anbieter dieser Softwarelösungen bieten deswegen eine Erstberatung an, damit die Kunden sich sicher sein können, die richtige Lösung zu kaufen. because-software.com ist in diesem Fall besonders aktiv, neben vielen Informationen direkt auf der Webseite haben potenzielle Kunden sogar die Möglichkeit, sich vor Ort vom Team die Software zeigen zu lassen und auf einem Demostand auszuprobieren. Dieser Kundenservice ist für Agenturen eine sehr gute Möglichkeit, um herauszufinden, ob das Konzept zu ihnen passt oder nicht – so ist die Gefahr eines Fehlkaufs geringer. Diese Gefahr zählt ansonsten zu den Nachteilen der Agentursoftware: Ohne die genaue Information ist es möglich, dass die Lösung auf dem Papier zwar gut klingt, praktisch aber für die eigene Firma nicht umzusetzen ist.

Quellen:

http://www.computadora.de/software/5-essentielle-anforderungen-an-eine-agentursoftware-loesung.html

http://www.windows-faq.de/2014/01/02/was-muss-eine-gute-agentursoftware-koennen/

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