Telefonservice für gesteigerte Erreichbarkeit
Die beste Leistung lässt sich nicht verkaufen, wenn Sie für Ihre Kunden nicht erreichbar sind. Der Spagat zwischen der telefonischen Erreichbarkeit und der Wahrnehmung wichtiger Termine, die keine Störung zulassen, ist nicht immer einfach.
Ist ein Sekretariatsservice die Lösung des Problems?
Heutzutage bieten zahlreiche professionelle Sekretariatsservice-Agenturen ihre Dienste für genau diese Einsatzfälle an. Sie übernehmen Ihre Kundenanrufe, wenn Ihnen die Zeit dafür fehlt. Natürlich können Sie Anrufe bei Nichterreichbarkeit auf Ihre Mailbox umleiten. Doch nicht jeder Kunde möchte mit einer Mailbox kommunizieren und wenn bei mehreren Anrufversuchen nur eine Mailbox erreichbar ist, wird er vielleicht nie wieder anrufen.
Welche Leistungen bietet eine Telefonservice-Agentur?
Mit einem Telefonservice die Kundenzufriedenheit steigern
Ein guter Sekretariatsservice bietet mehr als eine freundliche Stimme, die die Rückrufnummer notiert; auf Wunsch an sieben Tagen pro Woche. Sie bieten individuelle Lösungen, die auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. Nach jedem Telefonat erhalten Sie per E-Mail oder SMS eine Anrufnotiz, deren informellen Inhalt Sie vorgeben, wie z. B. Name, Firma, Rückrufnummer und das Anliegen des Anrufers. Auch eine gefilterte Anrufweiterschaltung ist möglich. Die Leistungen lassen sich beliebig erweitern. Über spezielle Online Tools oder den Google-Kalender übernehmen die Agenturen Terminvereinbarungen oder Buchungsanfragen. Auch die Bestellannahme mit direktem Einpflegen in Ihr CRM ist möglich. Sogar eine Beratung zu Ihren Produkten und Dienstleistungen lässt sich realisieren.
Für wen bietet sich ein Telefonservice an?
Prinzipiell eignet sich ein Büroservice für all diejenigen, die telefonisch schwer zu erreichen sind, jedoch für ihre Kunden und speziell neue Kunden erreichbar sein müssen. Auch für Vielbeschäftigte, die häufige Anrufe von ihrer eigentlichen Arbeit ablenken, bietet sich die Nutzung einer Telefonservice-Agentur an.
Mit welchen Kosten ist zu rechnen?
Die meisten Agenturen bieten Pakete an, die eine monatliche Grundgebühr beinhalten. So bietet der Marktführer Bueroservice24 je nach erwartetem Anrufvolumen Pakete mit Preisen zwischen 19 Euro bis zum Premiumpaket für 200 Euro pro Monat an. Die Anrufannahme wird nach tatsächlichem Aufwand berechnet, bei teureren Leistungspaketen ist sie meist inklusive. Auch die Gesprächsminuten werden separat berechnet. Der Preis variiert je nach Grundpaket, ebenso wie die Preise für unterschiedliche kostenpflichtige Zusatzleistungen, wie lokale Ortsvorwahlen, Service-Nummern oder einen 24/7-Service.
In Anbetracht der recht günstigen Einstiegspreise kann sich ein Telefonservice auch für Existenzgründer oder Ein-Mann-Betriebe lohnen. Anhand eines persönlichen Angebots kann der Kosten-/Nutzen-Faktor sehr schnell ermittelt werden. Denn angesichts der möglichen Kunden die mit einer erhöhten Telefonerreichbarkeit gewonnen werden können, kann sich ein solcher Service bereits sehr schnell auszahlen.